Friday, June 19, 2020

Gestion del tiempo 6

Trabajar con su gerente

La forma en la que su gerente gestiona su tiempo les afecta a usted y a los demás en su organización. Es importante que entienda y trabaje con estos comportamientos para que su objetivo de gestionar su propio tiempo de manera eficiente no se vea afectado.

Superar los obstáculos

Sin saberlo, algunos gerentes crean impedimentos que despilfarran el tiempo de sus subordinados directos. Estos incluyen:
  • Objetivos confusos. Si usted y su gerente no tienen las mismas expectativas en cuanto a sus objetivos, es probable que obtenga resultados decepcionantes. Reúnase regularmente con su supervisor para acordar sus objetivos, asegurarse de que son acordes con la estrategia de la organización y fijar plazos.
  • Instrucciones poco claras. A veces, los supervisores tienes preferencias específicas en cuanto a la forma de llevar a cabo algo pero no comunican claramente esas preferencias. Cuando esto ocurre, sus empleados acaban perdiendo el tiempo repitiendo el trabajo.
Cuando su gerente le pida que se encargue de un proyecto:
  1. Haga un borrador sobre cómo piensa enfocar la tarea.
  2. Revise el borrador con su gerente e incorpore su retroalimentación.
  3. Asegúrese de que lo vuelva a revisar hasta que obtenga su aprobación.
Si usa este proceso de manera consistente, su gerente se dará finalmente cuenta de que ahorraría tiempo al ser más específico cuando asigna el trabajo.
  • Aprobaciones que requieren mucho tiempo. Algunos supervisores necesitan aprobar todo antes de permitir a sus empleados que sigan con el siguiente paso para completar la tarea. No sorprende que, con frecuencia, estos gerentes no pueden tomar decisiones en un tiempo razonable. Las tareas se demoran y las iniciativas se paralizan.
Para acelerar las tareas atrasadas:
  1. Evalúe en qué medida el proceso de aprobación ha ralentizado la productividad.
  2. Reúnase con su gerente para comentar sus conclusiones y proponer posibles soluciones. Al comunicar el problema y señalar sus costos, será capaz de persuadirle de ceder algo de control.
  3. Desarrolle mejoras con las que pueda vivir su gerente. Por ejemplo, identifique las tareas que se pueden llevar a cabo sin la aprobación de la gerencia. O pídale que delegue autoridad para que usted o a alguien más apruebe las tareas menos críticas.

Aproveche al máximo el tiempo de su gerente

Es fácil quejarse de los gerentes que le hacen perder el tiempo y difícil ver que el propio comportamiento tal vez haga perder el tiempo a su supervisor.
Para respetar las restricciones de tiempo de su gerente:
  • Prepare las reuniones. Cuando necesita reunirse con su gerente, prepare minuciosamente la reunión para sacar el máximo partido de ese tiempo.
  • No le pida a su gerente que solucione problemas. En cambio, lleve las soluciones propuestas y pida retroalimentación.
  • Ajústese al estilo de trabajar de su gerente. Por ejemplo, si su supervisor prefiere recibir información por escrito en vez de en persona, hágalo conforme a su preferencia.

Aprenda a decir "no"

Decirle "no" a su gerente no debe convertirse en una rutina. Sin embargo, cuando no tiene tiempo de verdad para encargarse de algo más, necesita comunicarlo a su supervisor. Puede que parezca un buen jugador de equipo al aceptar el nuevo trabajo, pero no quedará bien si la calidad del trabajo se ve afectada o si no respeta el cronograma o las expectativas del cliente.
Cuando su gerente le pida tomar responsabilidades adicionales que no puede acomodar en su agenda:
  1. No dé una respuesta definitiva hasta que haya sopesado la petición. Diga que le gustaría hablar de la propuesta el día siguiente.
  2. Use el tiempo para preparar una respuesta. Consulte los plazos de sus otros proyectos, así como su lista de cosas por hacer.
  3. Cuando se reúna con su gerente, repase los proyectos y tareas que está llevando a cabo. Pida a su supervisor que le ayude decidir cómo priorizar sus proyectos, incluyendo el proyecto propuesto.
Cómo decir no a colegas *
Puede resultar difícil rechazar la petición de ayuda de un colega. Puede que le preocupe que su colega no comprenda que no puede decir "sí" a todo Puede incluso temer que su incapacidad para acomodar la petición se perciba como una confrontación o incluso perjudicar la relación.
Afortunadamente, hay formas de declinar la petición de un colega que permiten preservar la relación. Cuando diga no a un colega:
  • Manténgase neutro. Utilice sus propias palabras pero diga "no" a la petición en un tono firme, claro y sin alteraciones. Evite ser combativo o parecer arrepentido. Un "no" neutro enfatiza el aspecto comercial y no personal de la petición.
  • Sea honesto. Puede sentirse tentado a ocultar la verdadera razón del "no" si piensa que esto puede aminorar el golpe. Evite parecer una persona con quien no se puede contar al ser honesto en cuanto a la verdadera razón.  
  • Muestre empatía. Si nota algún tipo de fricción durante la conversación, solucione la situación inmediatamente y con compasión. Por ejemplo, diga: "Para mí, es difícil decir 'no'; también debe ser difícil para usted escucharlo".
  • Aténgase a ello. Si tiene una buena razón para rechazar la petición, sea firme. Si manifiesta ambivalencia, puede animar a su colega a seguir presionándole para que cambie su respuesta.
  • Practique. Considere practicar previamente con un amigo. Un "no" neutro no siempre sale de forma natural.

Apoyar a sus empleados

Como gerente, es responsable del desarrollo de sus empleados y de asegurarse de que tienen el tiempo y recursos que necesitan para cumplir su trabajo. Alcanzará ambos objetivos delegando eficazmente el trabajo, respetando el tiempo de sus empleados y enseñándoles las destrezas de gestión del tiempo.

Delegar con eficiencia

Si está sobrecargado de trabajo y sus subordinados no están en la misma situación, necesita delegar más. A algunos gerentes les produce reparo delegar porque temen perder el control de su trabajo. Otros están preocupados por abdicar sus responsabilidades. Y otros piensan que es más eficiente que ellos mismos hagan la tarea. Sin embargo, a largo plazo, todo el mundo sale ganando cuando confía en los demás para hacer el trabajo.
Delegar tiene muchas ventajas:
  • Reduce su carga de trabajo y nivel de estrés al eliminar de su lista de cosas por hacer las tareas que otras personas están calificadas para realizar.
  • Logra un mejor entendimiento de las capacidades, fortalezas y debilidades de sus empleados, porque puede observarles mientras llevan a cabo nuevas tareas.
  • Sus empleados se dan cuenta de que tiene confianza en ellos. Además, les brinda la oportunidad de desarrollar nuevos destrezas y asumir nuevas responsabilidades.
  • Sus empleados pueden ofrecer nuevas ideas sobre cómo abordar una situación o tarea.
Evite delegar solo tareas tediosas o difíciles. Es importante delegar tareas que despierten el interés y que la gente disfrute. Brinde oportunidades de carrera para los demás al delegar funciones que tengan visibilidad en la organización.
Para delegar con eficiencia, asegúrese de:
  • Seleccionar a la persona idónea para la tarea. Elija a alguien que tenga los conocimientos y las destrezas, y que esté interesado en la tarea o la capacidad para aprenderla.
  • Comunicar claramente las expectativas. Deberían incluir los requisitos para lograr el éxito, el cronograma y el presupuesto.
  • Compartir la información relevante. Proporcione al empleado la información de antecedentes, la investigación anterior y las buenas prácticas.
  • Delegar autoridad. Asegúrese de conceder al empleado el derecho a tomar decisiones relacionadas con la tarea.
  • Supervisar su progreso y brindar retroalimentación. Averigüe regularmente si el empleado necesita recursos u orientación. Cuando se haya finalizado la tarea, compartan sus conclusiones de manera que ambos puedan aprender de la experiencia.
  • No microgestione. Conceda la autonomía que la gente necesita para desempeñar el trabajo a su manera.

Revisar los objetivos de los miembros de su equipo

Revise regularmente los objetivos con sus empleados. Para que utilicen eficazmente su tiempo, necesitan saber cuáles son sus objetivos.
Asegúrese de que los subordinados directos entiendan los detalles y la importancia de sus objetivos. Además, cree un plan de desarrollo si necesitan capacitación, conocimientos o destrezas adicionales para llevar a cabo sus tareas. Estos planes deberían incluir coaching, mentoría, lecturas, clases u oportunidades de observar a los demás.

Facilite el equilibro entre el trabajo y la vida personal de sus empleados

Los empleados que equilibran su trabajo y su vida personal tienen más energía y son más leales a sus organizaciones que los que dejan que su vida laboral los consuma por completo.
Para ayudar a sus empleados a alcanzar este equilibrio:
  • Enfatice los resultados, más que el cómo, dónde y cuándo se hizo el trabajo. Si es posible, permita a sus empleados que creen agendas de trabajo que se adecuen al desplazamiento al trabajo, sus vidas familiares o sus periodos de desempeño. Serán más felices y más productivos.
  • Sea consciente de que las personas tienen una vida fuera de la oficina. Cuando muestra interés en las familias, aficiones y obligaciones cívicas de sus empleados, reafirma la importancia del equilibrio entre el trabajo y la vida personal. También consigue disparar la moral y la motivación de sus empleados.
  • Promueva maneras más eficaces de trabajar. Cambie los procedimientos que vulneran innecesariamente el tiempo de los empleados. Por ejemplo, si la reunión del personal de las 16:00 dura hasta las 18:30, mejor agéndela como un almuerzo de trabajo.

Enseñe a gestionar correctamente el tiempo

Al gestionar correctamente su propio tiempo, convierte su comportamiento en un modelo a seguir. Detecte esos hábitos que hacen perder el tiempo y que puede estar imponiendo a sus subordinados directos. Usted no quiere que ellos utilicen un tiempo valioso tratando de discernir cómo corregir sus hábitos contraproducentes.
Del mismo modo, podría proponer a sus empleados capacitaciones sobre prácticas de gestión del tiempo. Sin embargo, no crea que basta con asistir a un curso o trabajar sobre un seminario en línea.
Para ayudar a sus empleados a asimilar lo que han aprendido y que se traduzca en nuevos hábitos permanentes, hable con ellos sobre lo aprendido. Comparta extractos de sus propias agendas y listas de cosas por hacer. Animando a sus empleados a utilizar mejor su tiempo, beneficiará de forma general a su organización.
Gestione las peticiones de los colegas
A veces, los colegas necesitan que haga algo crucial para ellos pero no para usted. Por mucho que le apetezca ayudarles, puede que esté inmerso en su propio trabajo y que sea incapaz de sacar algo de tiempo. Necesita determinar de qué forma puede aportar más sin que esto atrase sus propias tareas.
Para determinar si tiene sentido hacerse cargo de la petición de un colega, pregúntese: *
  • ¿Soy la persona apropiada para esta tarea?
  • ¿Es el momento adecuado para hacerse cargo de esta tarea?
  • ¿Tengo la suficiente información sobre esta tarea?
Si la respuesta a alguna de estas preguntas es "no", no lo haga. Pase la tarea a la persona adecuada, prográmela para el momento apropiado o espere a obtener la información que necesita.

Contribuya a una cultura del uso eficiente del tiempo

Como gerente, puede influenciar en la manera en la que la gente de su organización valora y utiliza el tiempo. Promueva actitudes y comportamientos eficientes de gestión del tiempo durante las reuniones y viajes de negocio. Además, puede animar a la gente de la organización a identificar los enfoques de gestión del tiempo de sus colegas para que puedan comprender cómo trabajar bien juntos.
Sea eficiente al enviar correos electrónicos
Para promover el uso de los correos electrónicos en toda su organización:
  • Utilice palabras clave en el asunto para dar al destinatario una pista sobre el contenido del correo.
  • Incluya su número de teléfono en su firma para que le puedan llamar los destinatarios si es necesario.
  • Edite sus correos electrónicos para que sean más breves y sucintos de forma que el lector pueda rápidamente escanear el correo y quedarse con los puntos principales.
  • Divida el texto con espacios, encabezados y puntos.
  • Intente que el correo se ajuste a la pantalla para que los lectores no tengan que desplazar el texto hacia abajo.

Aumente la productividad de sus reuniones

Se habrá dado cuenta de que algunas reuniones son necesarias y productivas y otras no. Una reunión productiva es una reunión llevada correctamente y que respeta el tiempo y la energía de las personas. En cambio, las reuniones improductivas tienden a ser desorganizadas, sin un objetivo claro ni facilitación eficaz.
Antes de programar una reunión, pregúntese si es necesaria. Es probable que pueda lograr sus metas mediante llamadas de teléfono, correos electrónicos o circulares.
Dirija una reunión productiva
Si una reunión es necesaria, debe empezarla a la hora estipulada, programar reuniones cortas, pensar detenidamente en la lista de los asistentes, crear un orden del día claro y dirigir eficazmente la reunión.
Si considera que una reunión es necesaria:
  • Cree un orden del día claro. Un buen orden del día indica a la gente lo que necesita preparar para la reunión, su duración y lo que espera lograr.
  • Piense detenidamente en la lista de los asistentes. Asegúrese de la necesidad de las personas de estar en la reunión antes de invitarlas. Si no es preciso que algún miembro del equipo participe en la discusión pero necesita saber las conclusiones de dicha reunión, mándele una copia del acta de la reunión.
  • Programe reuniones cortas. Si programa una reunión de una hora, es probable que utilice todo el tiempo. Dependiendo de lo que espera llevar a cabo, intente programar reuniones de 15 o 30 minutos.
  • Comience en la hora estipulada. No espere a que lleguen todas las personas; esto hace perder el tiempo a las personas puntuales. Una vez que tenga la reputación de empezar sus reuniones a la hora estipulada, los asistentes serán puntuales. 
  • Celebre reuniones eficientes Aténgase al orden del día e interrumpa las conversaciones tangenciales. No hace falta que sea duro pero procure que las cosas fluyan y que estén bien encaminadas. 

Días sin reuniones
Si la gente piensa que tiene dificultades para terminar su trabajo a causa del número de reuniones a las que tiene que asistir, considere implementar un día sin reuniones por semana. Un día sin reuniones permite a las personas sumergirse en su trabajo. Asimismo, pueden ponerse al día con las tareas que tuvieron que postergar. De este modo, los días sin reuniones pueden mejorar la productividad.

Programe sus viajes inteligentemente

A veces, los viajes son necesarios para realizar negocios. Sin embargo, debido a que los viajes consumen tanto tiempo, todo el mundo debería evaluar de forma rutinaria los beneficios en relación con los costos de los viajes.
Para evaluar el valor de un viaje específico:
1. Controle cómo emplea su tiempo durante su viaje. Esto incluye tanto el tiempo del viaje en sí hasta su destino como el tiempo pasado en las reuniones y otras actividades relacionadas con el trabajo.
2. Calcule el costo que suponen estas horas para la organización. Incluya el sueldo y los beneficios.
3. Agregue el resultado de su cálculo a los costos de transporte, hospedaje y comidas.
4 Compare el valor producido por el viaje con los costos financieros. Por ejemplo, si asistió a una reunión de asociación regional y regresó a casa sin establecer buenos contactos o haber aprendido algo nuevo, entonces no merecía la pena gastar $1.600.
Si considera que su viaje no justifica el costo derivado de ello, piense en mantener conferencias web o capacitaciones en línea en el futuro.
Consejos para sacar el máximo provecho a los tiempos de viaje
Si el viaje es esencial, saque el máximo provecho:
  • Llévese el papeleo y las lecturas relacionadas con el trabajo. Puede ser productivo mientras está esperando en las terminales o durante el trayecto.
  • Utilice el tiempo sin interrupciones de los viajes en su beneficio. Dedique algo de tiempo a reflexionar sobre los retos estratégicos o a planificar nuevas estratégicas.
  • Obtenga lo mejor de sus días de viaje. Si está volando a una ciudad para asistir a una reunión por la mañana, programe reuniones por la tarde con los clientes, proveedores u otras organizaciones con las que hace negocio.
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