Desarrolle su agenda
Ahora que sabe cómo emplea su tiempo y ha identificado las áreas que debe mejorar, puede empezar a organizar su tiempo de forma más eficaz.
Una agenda detallada le permite:
- Comprometerse a llevar a cabo algunas tareas en un plazo determinado.
- Visualizar su tiempo libre y su plan para acomodarlo
- Ver fácilmente los bloques de tiempo libres.
- Garantizar que las tareas de prioridad alta y mediana ocupan la mayor parte de su tiempo.
- Reducir el estrés al comprometerse para llevar a cabo demasiadas tareas al mismo tiempo.
Seleccionar las herramientas de organización
Hay varios tipos de herramientas que le ayudan a crear una agenda:
- Aplicaciones de calendario para teléfonos
- Agendas en formato papel
- Software de gestión de tareas y calendario integrado
- Programas de planificación en la red
- Calendario de pared o escritorio
Su organización le puede proporcionar estas herramientas. Si no se siente cómodo con la herramienta proporcionada, busque una que se ajuste más a su estilo personal. Usted estará más dispuesto a usar un sistema si se ciñe a sus necesidades.
Empiece con sus prioridades
Cuando cree su agenda, empiece siempre con las tareas de prioridad alta. Insértelas en las franjas horarias apropiadas de los próximos días, semanas o meses. Al programarla en primer lugar, se asegura tener tiempo para asumir sus responsabilidades más importantes. Después, reparta sus tareas de prioridad media en franjas horarias específicas.
Acuérdese de que existen periodos de bajo y alto rendimiento a lo largo de todos los días. Por ejemplo, las horas que siguen al almuerzo son de bajo rendimiento para mucha gente. Programe las actividades que requieren concentración y creatividad en los periodos de alto rendimiento. Programe las tareas rutinarias, como la gestión de los correos electrónicos o la revisión de informes durante los periodos de bajo rendimiento.
Reconozca su patrón de nivel de energía
Elabore un plan flexible
Una agenda eficiente le permite enfrentarse a cualquier imprevisto sin perjudicar sus prioridades o provocarle estrés. Como gerente, es muy probable que sus días sean imprevisibles. En caso de crisis, está forzado a asistir a reuniones, y se presentan oportunidades inesperadas que necesitan su atención. Con el fin de adaptarse a estas situaciones, cree su agenda con flexibilidad:
- No reserve cada minuto. Deje tiempo libre para hacer frente a las crisis y peticiones inesperadas.
- Evite reuniones consecutivas. Necesitará tiempo después de cada reunión para procesar la información y ejecutar las acciones acordadas.
- Incluya las pausas. Al incorporar tiempo para descansar y reflexionar, mejorará su concentración.
- Mire hacia adelante. Planifique terminar las actividades antes de los plazos para darse un margen en caso de que surja algo inesperado.
Una mayor flexibilidad no hará que su día esté menos lleno, pero le va a asegurar que tendrá el tiempo de gestionar las cosas de mayor importancia.
Consejos para gestionar eficazmente su tiempo
Dedique tiempo para replanificar *
La agenda perfecta no existe. Algunos días, se dará cuenta de que no podrá llevar a cabo lo que tenía planeado. Las llamadas de teléfono y las emergencias han invadido su tiempo y este está volando.
Cuando esto ocurre, acepte el cambio como parte de su proceso de gestión del tiempo. Las correcciones de curso son frecuentemente necesarias. Aprenda a evaluar su éxito por cómo dedicó su tiempo, basándose en las circunstancias que surgieron ese día y no en el cumplimiento de las tareas planificadas originalmente.
Cuando surjan demandas inesperadas, dedique unos minutos para volver a evaluar sus objetivos y planes del día. Empiece identificando los momentos para trabajar en las tareas prioritarias pendientes, ignorando las tareas de prioridad baja en caso necesario. Después, determine el tiempo que le queda y decida qué más puede llevar a cabo.
Mientras piensa en la forma de redistribuir su tiempo, tenga en cuenta:
- ¿Qué es lo más importante ahora?
- ¿Puede hacer concesiones? Por ejemplo, si atendió una reunión diaria de proyecto ayer, puede no asistir a la reunión de hoy y encargarse de algo más urgente.
- ¿Qué puede delegar?
- ¿A qué puede decir "no"?
- ¿Qué plazos y cronogramas puede modificar?
- ¿Qué cosas puede hacer con menor frecuencia y perfección sin que esto suponga dejar de generar valor?
La espontaneidad tiene un papel importante en la aplicación de sus planes. Puede pensar que no tiene tiempo para volver a planear su día; después de todo, ya va atrasado. Pero si lo hace, se dará cuenta de que utiliza mejor el tiempo que le queda y reducirá su nivel de estrés.
Crear listas eficaces de cosas por hacer
La lista de cosas por hacer es una de las herramientas de organización más sencillas y comunes. Contiene todas las tareas que necesita llevar a cabo en un plazo terminado. Muchas personas utilizan una lista de cosas que hacer junto con una agenda semanal o mensual, y la mayoría de las agendas de papel y los calendarios en las computadoras y teléfonos disponen de listas de cosas de hacer.
Una lista en la que están incluidos:
- Las reuniones a las que tiene que asistir
- Las decisiones que debe tomar
- Las llamadas que debe hacer o estar preparado para atenderlas
- Los informes o correos electrónicos (pero no solo) que tiene que redactar
- Tareas de prioridad alta o media pendientes del día anterior
- Otras tareas, si tiene tiempo para ellas
Algunas personas apuntan lo que tienen que hacer o ideas espontáneas en trozos de papel. El problema de este método es que es muy fácil perder esas notas y saltarse una tarea prioritaria.
En su lugar, cree una única lista de cosas por hacer donde apunte todas sus recordatorios, tareas e información clave. Puede llevar a cabo esto en una agenda de papel, en su teléfono móvil o en un pequeño cuaderno, según lo que le resulte más cómodo. Lo más importante es que capture todos sus pensamientos aleatorios y nuevas acciones. Verifique esta lista única cuando cree su agenda y lista de cosas por hacer.
Haga una lista de "cosas por hacer" cada día
Crea su lista de cosas por hacer cada día, al final del día anterior o a primera hora de la mañana. De esta manera, podrá empezar inmediatamente sus proyectos en vez de perder el tiempo intentando pensar en lo que tiene que hacer.
Cuando esté creando una lista de cosas por hacer, disponga las tareas por actividades específicas. Por ejemplo, mientras su agenda le indica que tiene que devolver llamadas el martes entre las 15:00 y las 16:00, su lista de cosas por hacer del día le especifica las personas a las que debe llamar. Incluya los números de teléfono u otra información que precisa para llevar a cabo su tarea, de modo que no tenga que pasar tiempo buscándola.
EJEMPLO
Devolver llamadas de teléfono, de 15:00 a 16:00.
- Herb: 555-555-5515 - Reunión de evaluación de desempeño
- Juanita: Extensión 90 - Revisión de sueldo
- David: Extensión 44 - Ventas mensuales; sacar el informe de ventas como referencia
Mientras compila su lista, sea realista en cuanto al número de cosas que puede realizar. Si es la primera vez que crea listas de cosas por hacer, ponga solo la mitad de elementos de lo que piensa que puede llevar a cabo. Asegúrese de quitar de la lista las actividades de prioridades baja y urgente pero de poca importancia. De lo contrario, puede que se vea tentado a tratarlas primero, lo que supondrá que después no le quede suficiente tiempo para el trabajo importante.
Distinga las tareas urgentes e importantes
*
Utilice su lista de cosas por hacer
A primera hora de la mañana, utilice su lista de cosas por hacer para identificar sus prioridades clave. Pregúntese:
- ¿Cuáles son las tres acciones prioritarias de hoy?
- ¿Qué tengo que llevar a cabo antes de que finalice el día para alcanzar mis objetivos?
Cuando las peticiones empiecen a acumularse y se sienta agobiado, cansado y sin concentración, consulte su lista de cosas por hacer; especialmente estos elementos prioritarios.
Si no está preparado para realizar una tarea en el plazo, céntrese en la prioridad siguiente. Termínela y vuelva a la tarea original. No retrase esa primera tarea más de una vez.
Tache cada tarea de la lista en cuanto la termine. Sentirá satisfacción. De esta forma, verá claramente las tareas que aún están pendientes. Al final del día, pase las tareas de prioridad alta pendientes a la lista de cosas por hacer del día siguiente y programe un momento para terminarlas.
Saque provecho a los periodos de inactividad inesperados
Considere los periodos de inactividad inesperados como un regalo y utilícelos de forma inteligente. Se liberan bloques de tiempo cuando está viajando, cuando las reuniones empiezan tarde o cuando acaba de terminar una tarea importante y aún no ha empezado la siguiente. En función del tiempo disponible, puede utilizarlo para abordar diferentes tareas:
Verifique su progreso
Al menos una vez a la semana, verifique lo que ha hecho en relación a su agenda general. Así, puede identificar problemas y encontrar formas de mejorar constantemente la forma de gestionar su tiempo. A medida que revisa su progreso, pregúntese:
- ¿Terminé las tareas establecidas para esta semana? Si no es así, ¿qué le impide hacerlo? Por ejemplo, ¿está subestimando el tiempo que se necesita para realizar algunas tareas?
- "¿Estoy haciendo progresos que me lleven a alcanzar mis metas?" Si no es así, puede ser que esté incluyendo muchas tareas de prioridad baja en su agenda.
- "¿Me siento más centrado?" Si no es así, está fallando en juntar las tareas similares o en hacer muchas pausas.
- "¿Puedo llevar a cabo esta agenda?" Si no es así, reestructure su agenda para que se ajuste a su nivel de rendimiento o reevalúe sus prioridades.
Utilice sus respuestas para determinar si necesita hacer cambios mayores o menores a su sistema de gestión del tiempo.
Si no se siente cómodo con ello, pida a un supervisor, colegas o personas a las que reporta directamente observaciones para que usted use su tiempo de forma más eficiente. Descubra lo que hacen para mejorar constantemente la gestión de su tiempo.
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