Pasos para establecer responsabilidad en el equipo
Trabaje con su equipo para establecer responsabilidad a fin de lograr sus metas, siguiendo estos pasos:
Defina los indicadores de éxito
Trabaje con su equipo para identificar un conjunto de indicadores de éxito: cómo sabrá en qué momento el equipo ha alcanzado sus metas. Estos indicadores dependerán en gran medida del trabajo específico que esté haciendo su equipo. Y deberán reflejar el logro de hitos claros sobre la marcha para las metas del equipo.
EJEMPLO
Un equipo de proyecto encargado de trasladar los servicios web y las bases de datos de la organización a un nuevo centro de datos adopta los siguientes indicadores de éxito:
- "Completar la tarea en 18 días o menos".
- "Proveer un servicio 99% sin errores después de la conversión al nuevo sistema".
- "Mantenerse dentro del presupuesto inicial".
Haga que los indicadores de éxito de su equipo sean exigentes, pero alcanzables. Si estos indicadores parecen demasiado agresivos o difíciles de alcanzar, la moral de su equipo podría verse afectada.
Programe el trabajo
La programación consta de dos pasos:
- Especificar las tareas. Identifique todas las tareas principales y secundarias que el equipo debe completar para lograr sus metas. Documente la cantidad de días necesarios para completar cada tarea secundaria.
Ejemplos de tareas especificadas
Meta del proyecto: Trasladar los servicios web y las bases de datos de la organización a un nuevo centro de datos
- Asignar tareas. Determine qué miembros del equipo son los que mejor pueden gestionar cada tarea y, luego, asigne tareas de manera acorde. Mientras asigna las tareas, explique a los miembros del equipo de qué modo cada tarea se corresponde con las metas del equipo y de qué modo las metas del equipo se corresponden con los objetivos de la organización. Otorgue a los miembros del equipo la autoridad y los recursos necesarios para completar cada tarea que se les haya asignado.
Elabore un presupuesto
Ayude a su equipo a crear un presupuesto que muestre cómo espera utilizar los recursos que han sido puestos a su disposición para su trabajo. El presupuesto indica el costo de los recursos requeridos y los beneficios que el equipo espera obtener de esos recursos.
Las categorías de costos comunes en un presupuesto incluyen:
- Personal
- Ayuda externa, como honorarios de consultores
- Viajes para conocer sitios, instalaciones de los clientes, puntos de referencia u otros destinos
- Capacitación, como talleres sobre el uso de un software especial
- Gastos de capital para recursos como computadoras para el equipo, software y comunicaciones
- Investigación, como estudios o datos que el equipo debe comprar para llevar a cabo su trabajo
Cree una carta de equipo
Una carta de equipo es un documento escrito conciso que describe la naturaleza del trabajo y las expectativas del equipo con respecto a los resultados.
Una carta de equipo incluye:
- Relación del trabajo del equipo con las metas de la unidad o la organización
- Marco temporal
- Resultado
- Beneficios del trabajo del equipo
- Recursos disponibles para el equipo
- Presupuesto
- Decisiones que el equipo tiene la autoridad de tomar
Cree un plan de proyecto
Una carta efectiva indica los fines que el equipo intentará lograr. Pero no especifica los medios. Un plan de proyecto demuestra cómo usted y su equipo cumplirán la carta de equipo.
El plan de proyecto sirve como mapa de ruta para el equipo y para otras partes interesadas, ofreciendo detalles más específicos sobre:
- Tareas
- Hitos
- Resultados
- Riesgos
- Plazos
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