Tácticas para fomentar la colaboración
Para resolver problemas empresariales complejos, las personas necesitan colaborar entre sí, entre departamentos, organizaciones e incluso entre países diferentes. Pero las habilidades colaborativas no siempre surgen de forma natural. Para aumentar la colaboración en su equipo, debería fomentar:
- Comunicación abierta
- Participación
- Pensamiento creativo
Fomentar la comunicación abierta
Los miembros de equipos necesitan comunicarse con claridad y honestidad con el fin de colaborar bien y cumplir sus objetivos comunes. Para fomentar este tipo de comunicación abierta:
Recabe los puntos de vista de los miembros
En cualquier equipo, es común que algunas personas dominen los debates y otras permanezcan en silencio. Cuanto más tiempo trabaje el equipo en conjunto, más se afianzarán los miembros en esos roles y el equipo empezará a perder los valiosos aportes de algunos de los miembros. Tome medidas para garantizar que todos los miembros aporten sus opiniones e ideas durante los debates y reuniones del equipo.
Por ejemplo, si observa que alguien permanece mucho tiempo en silencio durante un debate, invítelo a opinar. Señale: "Durante una discusión, cada miembro del equipo debe aportar información, independientemente de la brevedad". Dígales a los miembros del equipo que le interesa su punto de vista concreto.
Mantenga informados a los miembros
Para obtener las opiniones de todo el mundo, es importante que los miembros del equipo, especialmente los que trabajan de forma virtual, estén al día sobre el trabajo que se ha realizado y las decisiones que se han tomado.
Asegúrese de que los miembros del equipo comuniquen los avances en cuanto a su parte del proyecto y que la información y las actualizaciones circulen fácilmente en el equipo. Para hacer esto, considere la opción de enviar actualizaciones semanales en las que se describan las decisiones o puntos de acción recientes. También puede publicar informes de progreso del equipo en una plataforma de gestión de proyectos y solicitar a todos los miembros del equipo que la visiten regularmente.
Adopte buenas prácticas de comunicación
Para fomentar una comunicación eficaz en el equipo, adopte buenas prácticas de comunicación:
- Use pronombres inclusivos como "nosotros", "nos" y "nuestro" al referirse a su equipo.
- Use las preguntas para abrir un espacio de diálogo y retroalimentación. Por ejemplo, "¿Puede decirme lo que hace que este tema sea tan importante para usted?", "¿Cuáles son sus reservas o preocupaciones?" o "Vamos a parar un momento y volver a nuestros objetivos (o a examinar nuestro proceso)".
- Solicite aclaraciones si es preciso. Diga: "No lo entiendo. ¿Podría explicar lo que está diciendo de otra manera?".
- No interrumpa a los miembros del equipo que tienen menos autoridad que otros en la empresa.
- Atraiga la atención de todos hacia las metas del equipo. Hablar acerca de las metas ayuda a enfocar la comunicación del equipo y dirigir la atención de la gente lejos de los conflictos interpersonales u otras distracciones.
Aumentar la participación del equipo
Los equipos tienen más éxito cuando todos los miembros participan plenamente en el trabajo, las reuniones y los eventos sociales del equipo. Si aumenta la participación, también lo hace la colaboración.
Como líder de equipo:
- Esté atento a los niveles de participación. Observe si alguno de los miembros no completa sus tareas y también si asiste con poca frecuencia a las reuniones del equipo o a los encuentros para celebrar logros. La energía y la atención escasas son síntomas adicionales de que alguien se siente desconectado del equipo.
- Repita las normas del equipo. Recuerde a la gente la importancia de estas normas: crean expectativas compartidas y facilitan que las personas trabajen juntas. Dese cuenta de que las presiones externas y los horarios exigentes a veces pueden hacer que sea difícil para las personas participar en el equipo como deberían, pero resalte la importancia de la participación. Si los miembros del equipo ya no creen que ciertas normas sean valiosas, pregunte por qué. Si es necesario, elabore nuevas reglas, pero garantice que se fomente la participación del equipo.
- Haga que sea fácil cumplir las expectativas. Si los miembros del equipo tienen dificultades para cumplir las expectativas acordadas en relación con la participación, investigue por qué y luego desarrolle soluciones para mejorar la situación.Por ejemplo, si los miembros de su equipo acuden a las reuniones sin haberlas preparado, podría desarrollar maneras de facilitar que los empleados lleven a cabo el trabajo requerido previamente. Esto podría incluir el establecimiento de nuevas reglas, por ejemplo:
- Todos los materiales de lectura para las reuniones deben ser distribuidos a los miembros del equipo, por lo menos, tres días antes de la reunión.
- La persona que distribuye los materiales de lectura debería incluir una nota donde explicara qué se espera que los lectores hagan con el material; por ejemplo, "Solo para su información", "Para tomar una decisión sobre el prototipo del producto" o "Para generar sugerencias de características para la plataforma de servicio al cliente que estamos considerando".
Las soluciones también podrían incluir nuevos procesos. Por ejemplo, si las personas están teniendo problemas para completar las tareas, busque los eventos que llevaron a los retrasos e identifique maneras de redistribuir el trabajo entre los miembros del equipo para eliminar los cuellos de botella. - Pida explicaciones. Simplemente preguntar a la gente por qué está teniendo problemas, para cumplir con los plazos o para participar en las reuniones del equipo puede revelar información valiosa que le puede servir para desarrollar soluciones. Al pedir explicaciones también puede descubrir problemas de los que usted y otros miembros del equipo no eran conscientes. Colabore con esa persona para identificar cualquier obstáculo que le impida lograr las metas y haga una lluvia de ideas con las soluciones.
EJEMPLO
Mateo es gerente del centro de distribución de una empresa naviera. Marina, una de las integrantes de uno de los equipos de proyecto que dirige, se ha mostrado reservada en las reuniones. Tras una de estas reuniones, Mateo le pide a Marina un momento para hablar. Dice: "He notado que ha estado bastante callada durante nuestras reuniones semanales y me preocupa que nos estemos perdiendo sus ideas para este proyecto. ¿Qué sucede?". Marina le responde: "Me siento sobrecargada". Mi gerente me pidió que presentara un proyecto dos semanas antes de lo previsto. He tenido que trabajar horas extra para cumplir ese plazo y seguir cumpliendo con mis compromisos con este equipo. Ha sido agotador".
Basándose en esta información, Mateo le pregunta a Marina si desea que otro miembro del equipo asuma una parte de las tareas relacionadas con el equipo durante ese periodo de tiempo. Marina acepta la oferta de Mateo, diciendo que cuando su trabajo habitual esté bajo control, podrá reanudar sus compromisos con el equipo.
- Evalúe el equilibrio entre los miembros del equipo y las tareas que cada uno debe cumplir. En algunos casos, la escasa participación se debe a un mal equilibrio entre los miembros del equipo y las tareas que les han asignado o que hayan acordado asumir.
EJEMPLO
Yvonne lidera un equipo encargado de elaborar una encuesta sobre las prestaciones para empleados. y ha asignado a Jacob la tarea de crear la encuesta, ya que cuenta con mucha experiencia en redacción. Conforme el proyecto se desarrolla, se da cuenta de que Jacob carece de las habilidades de diseño necesarias para completar la encuesta. Por lo tanto, ha tenido dificultades para cumplir con los plazos provisionales.
En tales casos, es de vital importancia identificar qué está causando el desajuste y tomar las medidas necesarias para hacerle frente.
EJEMPLO
Yvonne podría idear un plan que permitiera a Jacob trabajar con un diseñador externo que podría sugerirle algunas plantillas de diseño. También podría considerar pedirle a Jacob que redactara la encuesta y encargar la responsabilidad del diseño a otra persona con más experiencia en este ámbito.
- Acuérdese de los miembros del equipo virtual. Tal vez tenga que esforzarse más para asegurarse de que se sienten comprometidos con el equipo. Por ejemplo, puede asociar a un empleado ubicado en Bangalore con un compañero de trabajo de la sede central. Si uno de ellos no puede asistir a una reunión de equipo, el otro asumirá la responsabilidad de mantener a su compañero al día de cualquier información clave que se comente.
Fomentar el pensamiento creativo
La creatividad (la habilidad para enfocar un problema de una manera original y flexible) es un elemento importante del trabajo en equipo. Al poner en práctica la creatividad ayuda a los miembros del equipo a generar nuevas perspectivas, descubrir oportunidades que no habían previsto y desarrollar soluciones innovadoras a los problemas. Cuando los equipos piensan de forma creativa, mejoran su capacidad de colaborar.
Puede realizar varias cosas para fomentar la creatividad de su equipo:
Fomente la diversidad
Los equipos pueden lograr mejores resultados creativos que las personas que trabajan en solitario porque aportan una gran variedad de competencias, ideas, experiencias y energía al esfuerzo. Esa variedad tiene varias ventajas:
- Las diferencias individuales pueden producir una fricción creativa que genera nuevas ideas.
- La diversidad de pensamiento y de perspectivas es una salvaguarda contra la tendencia de las ideas de las personas a converger en torno a un punto de vista concreto.
- La diversidad de experiencias anteriores, pensamientos y destrezas hacen que resulte más factible desarrollar las buenas ideas.
Para conseguir mejores resultados, no basta con que los grupos sean diversos, sino que cuenten con la diversidad correcta de experiencias anteriores, estilos y habilidades. Los líderes de equipo deben tener en cuenta cómo están constituidos los equipos y qué puede contribuir cada miembro al conjunto.
Equilibre las características contradictorias
Los equipos exitosos equilibran una serie de fuerzas aparentemente opuestas. Para colaborar con eficacia, debe incluir estas características dentro de su equipo:
- Conocimiento especializado y nuevas perspectivas. Su equipo tiene que equilibrar la experiencia y las nuevas ideas. Para lograr este equilibrio, incorpore personas externas para complementar a los miembros más experimentados.
- Profesionalidad y diversión. La creatividad prospera con la distensión, pero los negocios deben realizarse profesionalmente. Para mantener este equilibrio, proporcione tiempo y espacio para la distensión, pero aclare los tiempos y lugares apropiados.
- Planificación y flexibilidad. El equipo debe planificar cuidadosamente los proyectos a la vez que debe improvisar cuando inevitablemente las cosas no salen según lo planeado. A fin de equilibrar la planificación y la improvisación, aliente a los miembros del equipo a buscar formas de convertir los acontecimientos inesperados en oportunidades. Y recuerde realizar planes lo suficientemente flexibles para incorporar nuevas ideas.
Incluya el pensamiento divergente y el convergente
La creatividad de un equipo surge de dos tipos de pensamiento:
- Pensamiento divergente: ver y hacer las cosas de distintas maneras no tradicionales y considerar las cosas familiares desde nuevas perspectivas
- Pensamiento convergente: encauzar los resultados del pensamiento divergente hacia propuestas concretas para la acción
Para generar una mayor creatividad, un equipo debe usar primero el pensamiento divergente y, posteriormente, el pensamiento convergente.
El pensamiento divergente genera una amplia variedad de opciones que, a su vez, desencadenan en nuevas perspectivas e ideas. Anime a los miembros de su equipo a participar en el pensamiento divergente:
- Plantee preguntas que no se han planteado antes.
- Analice los problemas y las situaciones desde diferentes perspectivas.
- Realice conexiones entre los hechos o los sucesos que otros no han percibido.
Una vez que el equipo haya completado sus sesiones de pensamiento divergente, guíelos hacia el convergente. A través del pensamiento convergente, los miembros de su equipo evalúan las ideas generadas por el pensamiento divergente para determinar cuáles aportan un valor real.
La convergencia también fija los límites, reduciendo el campo de las soluciones al conjunto determinado de restricciones. La estrategia y la cultura de su organización, así como las prioridades de su equipo, pueden ayudarle a determinar lo que está fuera del alcance. Puede facilitar este proceso haciendo preguntas específicas.
EJEMPLO
El equipo de Olivia está desarrollando un nuevo producto. Pregunta:
- "¿Qué funciones son esenciales desde el punto de vista del cliente?"
- "¿Cuáles son las limitaciones de costos?, ¿cuáles de nuestras ideas se ajustarían a estas restricciones?"
- "¿Cuándo se debe finalizar el proyecto?, ¿cuáles de nuestras ideas podemos implementar dentro de ese periodo de tiempo?”
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