Construir Cultura de equipo

Organice una gran reunión de lanzamiento

Una reunión de lanzamiento permite que todos los involucrados del equipo (los miembros, el líder, el patrocinador) se reúnan cara a cara y se conozcan a nivel personal antes de pasar al trabajo del proyecto. Este encuentro refuerza el compromiso y la noción entre los participantes de que el equipo y el proyecto son importantes. Incluso los equipos virtuales deben tratar de celebrar una reunión de lanzamiento cara a cara. 
Para organizar una gran reunión de lanzamiento: 

• Aclare quiénes pertenecen al equipo, incluidos miembros principales y miembros secundarios que puedan participar por un periodo de tiempo limitado  
  
• Dé la bienvenida a todos al proyecto
  
• Asegúrese de que todos entiendan y estén de acuerdo con la carta de equipo, la meta del proyecto y los resultados, entre otros
  
• Reitere el modo en que la metas del equipo se corresponden con las de la unidad y con los objetivos de la empresa, haciendo que los participantes sientan que forman parte de algo más grande e importante
  
• Presente a miembros del personal que no pertenezcan al equipo, como otros empleados, proveedores y clientes, con quienes los miembros del equipo probablemente interactuarán
  
• Describa los incentivos que recibirán los miembros del equipo si se alcanzan o superan las metas del equipo
  
• Aliente a los participantes a presentarse, a describir sus antecedentes y experiencia, y a explicar lo que esperan aportar al proyecto
  

Dé una buena impresión en su reunión de lanzamiento
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Aclare la toma de decisiones

Los equipos de alto desempeño son, por naturaleza, colaboradores y no jerárquicos. Dicha estructura se presta a un enfoque de toma de decisiones "simple" en el que las aportaciones de todos los miembros del equipo se tienen en cuenta de la misma manera. Pero para cualquier equipo, no hay un método de toma de decisiones que sea óptimo para todas las situaciones.
Además, los malentendidos acerca de la autoridad que toma las decisiones pueden surgir en cualquier equipo, especialmente en equipos virtuales.
Entonces, como líder de equipo, deberá ayudar a su equipo a entender los diferentes enfoques a la toma de decisiones y cuándo es el mejor momento de usarlos.

Métodos de toma de decisiones para el equipo

• Método
  Cómo funciona
• Regla de la mayoría
  
  Los miembros aportan, discuten la decisión y luego votan. La elección que reciba más de un 50% de los votos es la que se adopta.
  
• Consenso
  
  Todos los miembros deben estar de acuerdo en adoptar una decisión. Si el consenso es imposible, se desarrollan nuevas alternativas y se presentan para su evaluación.
  
• Pequeños grupos
  
  Un subgrupo de individuos con experiencia y habilidades toma decisiones específicas.
  
• Líder con aportación
  
  El líder del equipo reúne los aportes de los miembros y los utiliza para tomar decisiones.
  

Para seleccionar un método de toma de decisiones, sopese las ventajas y desventajas. Por ejemplo:

• ¿Qué tan importante es que la decisión tomada sea la de más calidad?
  
• ¿Qué tan importante es que todos los miembros del grupo estén de acuerdo con la decisión?
  
• ¿De cuánto tiempo dispone para llegar a una decisión?
  

Por ejemplo, si la calidad de la decisión es una de las principales prioridades, deberá conceder más importancia a las opiniones del pequeño grupo de miembros del equipo experto en el tema. Si es esencial que los miembros del equipo apoyen la decisión, intente conseguir un consenso, que fomentará los sentimientos de participación y compromiso. Si la decisión se debe tomar rápidamente, considere un enfoque rentable y rápido, como la regla de la mayoría.
Para fomentar una cultura de alto desempeño en su equipo, explique que su rol como líder del equipo rara vez consiste en tomar decisiones por el equipo. En cambio, se trata de facilitar el proceso de decisión correcto para el equipo ante el desafío en cuestión.

Fomentar la colaboración

Los equipos verdaderos se crean a través del trabajo conjunto y el intercambio de ideas. Utilice estas estrategias para fomentar la colaboración: 

• Promover el trabajo colaborativo. Encuentre el mayor número posible de oportunidades para que las personas trabajen juntas. Por ejemplo, anime a varios miembros del equipo a resolver un problema imprevisto que haya surgido.
  
• Reconocer y elogiar la conducta de colaboración cuando lo ve. A medida que el trabajo del equipo progresa, esté atento a los logros que permiten al equipo sobresalir, y comunique su agradecimiento a los miembros. Su meta es fomentar el sentimiento de que los miembros del equipo dependen unos de otros para alcanzar el éxito; y que cada miembro aporte habilidades vitales y complementarias, además de conocimientos, al proyecto. Por ejemplo, si varios miembros del equipo colaboraron exitosamente para solucionar un problema, envíe un correo electrónico a todo el equipo expresando su valoración y explicando cómo el logro ayudó al equipo en general.
  
• Reitere los objetivos comunes del equipo. Repase frecuentemente las metas compartidas y el propósito del equipo. Le recordará a la gente que el trabajo que están haciendo es importante no solo para el equipo, sino también para toda la organización.

Consejos para fomentar la colaboración en un equipo dentro de una misma ubicación

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Eight Ways to Build Collaborative Teams

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Aclare las expectativas

Para promover una conducta productiva y basada en equipos, aclare sus expectativas acerca de: 

• Asistencia. Su equipo no puede tomar decisiones y llevar a cabo sus trabajos a menos que todos los miembros se presenten a las reuniones y las sesiones de trabajo conjunto.
  
• Interrupciones. Pida a los miembros del equipo que apaguen los teléfonos celulares durante las reuniones y las sesiones de trabajo.
  
• No deberá haber temas tabú. Acuerde que todas las cuestiones deben estar abiertas a análisis, incluso las más incómodas.
  
• Apoyo mutuo. Aliente a los miembros a apoyar las perspectivas de los demás a través de la retroalimentación constructiva, la honestidad y el intercambio de información relevante.
  
• Crítica constructiva. Insista en que la gente exprese los desacuerdos de una manera constructiva.
  
• Confidencialidad. Tranquilice a los miembros diciéndoles que las conversaciones sobre temas sensibles quedarán dentro del equipo. Cumpla esa promesa.
  
• Orientación hacia la acción. Ponga en claro que todos los debates deben terminar en planes de acción.
  

Si su equipo cuenta con miembros ubicados en diferentes zonas horarias y culturas, también aclare las cuestiones que surjan de esas diferencias, incluidos: 

• Viajes. ¿Cuántos viajes espera realizar cada integrante en relación al proyecto?
  
• Horas de trabajo. ¿Desde o hasta qué hora se espera que estén disponibles para conferencias telefónicas? ¿Y qué sucederá con el trabajo los fines de semana o feriados?
  
• Patrones de comunicación. ¿Qué se considera comunicación cortés o descortés? En algunas culturas, discrepar con un gerente se considera irrespetuoso, mientras que en otras, cuestionar las ideas de los demás se considera productivo. Identifique cualquiera de dichas diferencias en actitudes culturales entre los miembros de su equipo y analícelas abiertamente para llegar a normas de comunicación correcta.

Cree reglas para unificar a su equipo

 

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Gregory W. Madsen – Director y Vicepresidente, Mandel Communications
Para evitar repetir errores, reúna conclusiones obtenidas de proyectos anteriores