Establezca el intercambio de información
Desarrolle procedimientos para mantener a todos actualizados sobre lo que está logrando el equipo y sobre qué decisiones se están tomando a medida que el trabajo progresa. Decida:
- Quiénes presentarán qué clases de información a quiénes
- Con qué frecuencia lo harán
- Cómo lo harán: por ejemplo, a través de un correo electrónico semanal, videoconferencia o conferencia telefónica; informes de estado publicados periódicamente en un sitio web; o en un sitio de intranet del equipo
Determine un método de intercambio de información y, luego, siga usándolo para que todos sepan qué esperar y puedan obtener la información que necesiten y cuando la necesiten.
Maximice el "tiempo cara a cara"
La forma de comunicación más valiosa es cara a cara. * Esto se debe a que dicha comunicación les otorga a los miembros del equipo acceso a las expresiones faciales, los gestos y el lenguaje corporal de los demás. Estas formas de comunicación no verbal pueden transmitir información que ayuda a los miembros del equipo a entenderse más fácilmente.
Sin embargo, ahora la mayoría de los equipos tienen, por lo menos, algunos miembros que trabajan de manera remota y por lo tanto no tienen acceso a conversaciones de pasillo ni a otras oportunidades espontáneas de "tiempo cara a cara". Para compensar esto, incluya oportunidades planificadas para dicha interacción en su plan de comunicación del equipo.
Las sugerencias para fomentar "tiempo cara a cara" incluyen:
- Celebrar una reunión de lanzamiento presencial. Si es posible, convoque a todos a una reunión de lanzamiento del proyecto cara a cara. En la reunión, ayude a los miembros a familiarizarse a nivel personal. Presente a los miembros individualmente y pídales que digan algo sobre sus orígenes, habilidades especiales, pasatiempos e intereses personales. La camaradería creada por esta experiencia puede ayudar a los miembros del equipo a mantener lazos de confianza más adelante, cuando no tengan tantas oportunidades de reunirse en persona.
- Fomentar las reuniones cara a cara en coyunturas clave. Si su equipo no está demasiado diseminado (y el presupuesto lo permite), reúna a la gente en momentos clave; por ejemplo, cuando se sumen nuevos miembros, se tomen decisiones cruciales o se planifiquen y asignen nuevas fases al proyecto. Si no puede reunir a todo el equipo, hágalo en subgrupos grandes.
Determine las necesidades tecnológicas
Todos los equipos necesitan tecnología de comunicación (ya sea correo electrónico, videoconferencia o alguna otra tecnología) para compartir información, solucionar problemas y proporcionar actualizaciones. Para determinar las necesidades tecnológicas de comunicación de su equipo, considere estas preguntas:
- ¿Cuáles son las necesidades de comunicación de su equipo? Las necesidades de comunicación podrían incluir la capacidad de los miembros del equipo de participar en videoconferencias o conferencias web, o de revisar y modificar documentos del equipo en línea. Evaluar sus necesidades le ayudará a planificar nuevas tecnologías o actualizaciones antes de que se ponga en marcha el proyecto del equipo.
- ¿Cuáles son las actitudes de los miembros del equipo hacia la tecnología y qué tan familiarizados están con ella? Medir esto le dará una idea realista de lo que puede esperar que hagan los miembros con la tecnología y cuánto se demorarán en ponerse al día.
- ¿Para cuándo está programado que comience y finalice el trabajo del equipo? Adquirir e instalar nueva tecnología de comunicación lleva tiempo. E igualmente ocurre a la hora de capacitar a la gente para usarla. Asegúrese de que todo el cronograma del proyecto incluya espacio para adquisición, instalación y capacitación en tecnología.
- ¿Dónde estarán usted y otros miembros del equipo cuando envíen y reciban información? Asegúrese de que las bases de datos que contienen la información que necesita el equipo estén accesibles para los miembros dondequiera que estén. Determine también de dónde quiere que provenga la información, y hacia dónde quiere que vaya.
- ¿Qué tecnología de comunicación ya está disponible en su organización? Adaptar la tecnología existente a las necesidades de su equipo será probablemente el curso más eficiente a seguir. Eso se debe a que los miembros del equipo serán más productivos si pueden aprovechar la tecnología familiar.
- ¿Qué necesidades tecnológicas podrían surgir durante el proyecto del equipo? Trate de incorporar soluciones tecnológicas hoy que puedan adaptarse a las necesidades futuras de su equipo.
Gestione la tecnología
Como líder del equipo, usted tiene numerosas tecnologías de comunicación entre las que elegir, incluidos sitios web y sitios de intranet del equipo, además de tecnologías de conferencia, como conferencia telefónica, videoconferencia y conferencia web.
Sitio web e intranet del equipo
Un sitio web del proyecto puede servir como la "sala del equipo", reemplazando a un espacio físico en donde los miembros dentro de una misma ubicación se reúnen cara a cara para analizar ideas, socializar y obtener actualizaciones del proyecto. Con el uso de navegadores web, cualquier miembro del equipo (dentro de una misma ubicación o en una ubicación remota) puede dirigirse al sitio web del proyecto para revisar resultados publicados, verificar calendarios y obtener información. Los sitios de intranet (redes corporativas privadas) pueden cumplir una función similar.
Diseñar una sala virtual del equipo
Correo electrónico
Todos los miembros del equipo necesitan una dirección de correo electrónico a la que se pueda acceder desde cualquier lugar. Si su equipo depende de pesados adjuntos de correo electrónico, verifique cuestiones de compatibilidad y compresión con cada miembro del equipo. Si arma un sitio web del equipo, invite a los miembros del equipo a publicar todos los documentos en el sitio.
Evite malentendidos
También esté alerta a los desafíos que plantean el correo electrónico y otros medios de comunicación textual, como los mensajes de texto. Si bien permiten que los miembros del equipo intercambien información rápidamente, transmiten señales de comunicación no verbal. Por ende, pueden llevar fácilmente a malentendidos.
EJEMPLO
Sanjay envía un correo electrónico a Petra para decirle que recibió el informe que ella envió. Finaliza su mensaje con "PERO USTED NO INCLUYÓ EL ADJUNTO". Petra interpreta esta señal de mayúsculas como un grito. Cree que ha cometido un error leve y que Sanjay la está criticando injustamente. En interacciones futuras, las cosas se ponen tensas entre ellos.
Para compensar dichas dificultades, invite a los miembros del equipo a seguir un conjunto de pautas para usar correctamente el correo electrónico. Establezca de igual modo protocolos para el uso del correo electrónico: cuándo, por qué y a quiénes enviarlos.
Fundamentos básicos de protocolo en correos electrónicos
- Sea claro
- Envíe un correo electrónico separado por cada tema. Eso hace que sea más fácil para los destinatarios responder y archivar o borrar el mensaje.
- Use la línea de asunto para hacer una declaración clara o una solicitud específica. Esto ayuda a que su mensaje sobresalga en la bandeja de entrada llena del destinatario.
- Ponga el contenido más importante al comienzo. Los destinatarios siempre despliegan de arriba hacia abajo.
- Sea eficiente
- Redacte un correo electrónico breve, enfocado y específico. Proporcione la mayor cantidad de información en el mínimo de espacio.
- Redacte párrafos de no más de tres o cuatro renglones. Adjunte archivos si necesita enviar algo más largo o si necesita usar encabezados, viñetas, cuadros, gráficos y otros formatos.
- No copie a demasiada ni a muy poca gente. Copie solamente a la gente que tiene necesidad de mantenerse al día. Pero copie a todos los que necesitan la información.
- Sea profesional
- Nunca redacte un correo electrónico cuando sus emociones estén fuera de control. Frecuentemente, la ira y el sarcasmo tienden a surgir con más fuerza en el texto que en una reunión cara a cara. Un correo electrónico es un registro permanente que puede volverse en su contra.
- Evite el uso de mayúsculas. Lucen como si estuviese gritando.
- Evite usar humor inapropiado.
Siempre revise su mensaje antes de pulsar Enviar. Piense en cuatro cuestiones fundamentales: Asegúrese de que su mensaje contenga (1) la dirección correcta, (2) los archivos adjuntos correctos, (3) una actitud y tono adecuados, y (4) una declaración de la acción que quiere que tome el destinatario.
Tecnología para conferencias
Emplee tecnología para conferencias cuando los miembros del equipo necesiten hablarse o verse. Por ejemplo, nuevos empleados se han unido al equipo y los demás necesitan conocerlos. O los miembros del equipo necesitan ver objetos físicos en los que otros están trabajando: el prototipo de un producto o diferentes opciones de colores para el diseño de un nuevo envase. O han surgido nuevos problemas que afectan a todo el equipo, y los miembros necesitan reunirse para una lluvia de ideas a fin de solucionar esos problemas.
Las tecnologías para conferencias incluyen:
- Conferencias telefónicas. Una conferencia telefónica es la forma más rápida y fácil de que un equipo se comunique verbalmente. Muchos equipos utilizan las conferencias telefónicas para revisar resultados clave, analizar estrategias y hacer lluvias de ideas.
- Videoconferencias. La videoconferencia puede reunir a los equipos sin que se tenga que destinar tiempo o dinero a comidas, viajes y alojamiento. Para una videoconferencia básica, cada participante necesita una computadora, cámara, micrófono, software y conexión a Internet apropiados.
- Conferencia web. La conferencia web soporta reuniones del equipo que requieren el intercambio de información visual, como gráficos, cuadros, presentaciones en diapositivas o animaciones. Todos los miembros del equipo pueden iniciar sesión en el mismo sitio web y usar la tecnología de pantallas compartidas para ver la misma información, de la misma manera, al mismo tiempo. Los participantes también pueden compartir documentos alojados en sus computadoras locales y pasar el control de un miembro del equipo a otro. Las funciones de la conferencia web también pueden incluir la grabación de la reunión, chat de texto y voz por protocolo de Internet (VoIP). VoIP posibilita la comunicación de audio en tiempo real a través de computadoras con auriculares o altoparlantes, eliminando la necesidad de un teléfono.
Las conferencias telefónicas o las videoconferencias son formas valiosas de comunicación. * Durante las llamadas telefónicas, los participantes acceden al tono de voz de los demás participantes, lo cual puede contribuir a una comunicación fluida. Y durante una videoconferencia, los participantes pueden ver también las expresiones faciales de los demás participantes.
Sin embargo, las conferencias telefónicas y las videoconferencias también plantean desafíos. La videoconferencia puede ser complicada y, por lo general, requiere la ayuda de gente con habilidades técnicas. Los sistemas de diferentes proveedores no son siempre compatibles con las distintas computadoras. Y las tecnologías de conferencia telefónica y videoconferencia se tornan menos efectivas cuanta más gente participa. * Esto se debe a que:
- Resulta más difícil hacer un seguimiento de quién está hablando
- Resulta más difícil para la gente determinar cuándo es correcto tener el turno de hablar
- Cuanta más gente use estas tecnologías, más probabilidades habrá de que se produzcan fallos tecnológicos: por ejemplo, que una o dos personas no puedan iniciar sesión en la conferencia web o no puedan comunicarse usando las instrucciones de marcación para una conferencia telefónica
- Disturbios tales como retardo o estática en la línea de comunicación pueden provocar que algunas personas malinterpreten lo que se está diciendo y se abstengan de participar
A su vez, la conferencia web también puede presentar desafíos. Por ejemplo, generalmente atrae a personas expertas en Internet y con conocimientos de computación. Pero muchos se sienten incómodos con las tecnologías basadas en la web. Así que la transición de las reuniones en persona a las reuniones web debe ser bien gestionada, como cualquier otro cambio importante en el negocio. *
Cinco consejos para una mejor conferencia web
- Ofrezca múltiples modos para que la gente se conecte a una reunión, como teléfono de la oficina, computadora y diversos dispositivos móviles.
- Asegúrese de que los miembros del equipo sepan cómo contactarse con la persona de soporte técnico para ayuda inmediata en caso de que experimenten dificultades técnicas.
- Ocúpese de la situación. Haga que su agenda sea específica y ajústese al plazo. Haga que los participantes se involucren, formulándoles preguntas frecuentemente.
- Establezca el protocolo para reuniones. Por ejemplo, pida que digan quiénes son cada vez que hablan o que digan "He terminado" cuando hayan terminado de hablar, para que no se superpongan las voces de los distintos participantes.
- Aumente la participación usando tecnologías de conferencias remotas que proporcionen salas de reunión virtuales para conversaciones en pequeños grupos.
¿Cuáles son los medios correctos para su mensaje?
Contestar estas preguntas puede ayudarle a decidir:
- ¿Qué tan importante es su mensaje? Los mensajes importantes deben ser fáciles de guardar y de utilizarlos para futuras referencias. El correo electrónico puede ser la forma de proceder, ya que puede transformarse en un registro permanente de su mensaje y sus respuestas a este.
- ¿Cuán complicado es? Si puede comunicarlo en una o dos oraciones, los correos electrónicos, los mensajes de texto o los correos de voz sirven. Si su mensaje es bastante largo y complicado, piense en adjuntar un archivo a un correo electrónico o usar el teléfono, o en un intercambio cara a cara para esa comunicación.
- ¿Qué necesita saber? Si usted necesita retroalimentación de varias personas, considere solicitar una reunión por conferencia telefónica. Si la aportación no necesita ser simultánea, una conversación con los participantes clave a través del sitio web del equipo puede funcionar. El correo electrónico es siempre una solución alternativa.
- ¿Qué tan urgente es? Los medios de voz (teléfono, correo de voz, conferencia telefónica) son la mejor opción para mensajes urgentes o cuando son importantes la colaboración y la conversación.
- ¿Cuáles son los hábitos de comunicación de los miembros del equipo? Algunas personas casi nunca revisan el correo electrónico. A otras no se les puede contactar por teléfono, pero escuchan los correos de voz. Algunas leen mensajes en sus teléfonos inteligentes a lo largo del día y los responden por la noche. Conozca los hábitos de los miembros de su equipo y comuníquese de una manera que funcione para ellos.
- ¿Cuál será el impacto emocional? Si es probable que el destinatario vaya a experimentar una reacción ante el mensaje (buena o mala), comuníquese de una manera más personal, como por teléfono o cara a cara.
- ¿Qué medio debe usar para responder a una comunicación? Si está respondiendo a un mensaje, no siempre tiene que usar el mismo medio.
- ¿Necesitará un registro permanente? Los medios escritos (publicaciones en el sitio web del equipo o adjuntos a un correo electrónico) son la mejor opción cuando usted o el destinatario van a necesitar un registro permanente.
Gestione los documentos del equipo
Un aspecto fundamental de la comunicación del equipo es la gestión de los documentos que produce el equipo en el transcurso de su trabajo. El acceso a bases de datos y software de edición grupal puede ayudar.
Acceso a bases de datos
Las bases de datos, accesibles desde sitios web y sitios de intranet, contienen documentos y otra información útil para el equipo. Pero los documentos en las bases de datos (a menudo denominados "registros") a veces contienen material sensible. El acceso a los datos puede mantener dicha información confidencial dentro del equipo. O quizás a los miembros del equipo empleados por su organización se les puede permitir cambiar esos documentos, mientras que a quienes no lo son tal vez esto no se les permita.
Aplicaciones para edición grupal
Los equipos generan infinidad de informes. Los miembros necesitan una forma práctica de incorporar cambios a los archivos electrónicos. Los procesadores de texto tienen una función que permite a los usuarios registrar cambios efectuados a un documento; esto permite que todos puedan ver lo que otros miembros del equipo han estado añadiendo o modificando.
Muchas organizaciones usan además herramientas de edición colaborativas. Estas aplicaciones de software permiten que varias personas corrijan un solo archivo a través de diferentes computadoras. Hay dos tipos de aplicaciones para edición colaborativa:
- Los editores colaborativos en tiempo real basados en la web permiten que la gente realice cambios en el mismo archivo y simultáneamente
- Los editores colaborativos en tiempo no real son asíncronos, lo que significa que la gente no puede editar el mismo archivo simultáneamente. Este software es similar a los sistemas de revisión o de control de versiones.
Compruebe con su departamento de TI para ver con qué herramientas cuenta su organización y asegúrese de definir las reglas para mantener el control de las versiones de los documentos. Cuando se espera que muchos miembros del equipo examinen el contenido de un documento, es esencial capturar las aportaciones de todos. Pero tenga la precaución de llevar un registro de la versión más reciente y más precisa de un documento.
Mantenga el control de las versiones de un documento
- Elija un software que facilite esta tarea. Pida al departamento de TI de su organización recomendaciones sobre las mejores aplicaciones para llevar un registro de las aportaciones de los miembros del equipo y de la versión más reciente de los documentos.
- Determine convenciones de denominación. Establezca convenciones de denominación para archivos, carpetas y fechas. Los nombres de los archivos deben ser fácilmente comprensibles. Publique las convenciones de denominación en lugares en los que la gente las vea (como parte de las prácticas documentadas y acordadas con el equipo, en la intranet o en el sitio web del equipo) para que los miembros les puedan prestar atención.
- Decida a quién pertenece cada archivo. Varias personas pueden trabajar con un mismo archivo, pero el mantenimiento del archivo debe ser la responsabilidad de una sola persona.
- Aclare los procedimientos para guardar los archivos. Cuando se crea una nueva versión de un archivo, el documento anterior debe ser archivado. Trabaje con los miembros del equipo para desarrollar una buena forma de guardar los archivos. Los lugares para guardar los archivos deben estar fácilmente accesibles durante la vida del proyecto y se deben almacenar en el mismo lugar en el sitio web del equipo.
¿Está listo para seguir adelante?
Cuando haya terminado de explorar el material anterior, marque esta parte de la lección como completa.
Siguiente:
Planificar la comunicación del equipo: PRACTICAR
Planificar la comunicación del equipo: PRACTICAR
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