Controlar las actividades que le hacen perder tiempo.
A medida que trabaje para lograr sus metas y ajustar su agenda, tropezará con obstáculos que le impedirán utilizar eficazmente su tiempo. Gran parte del desarrollo de sus destrezas de gestión del tiempo se basan en reconocer estos obstáculos y trabajar para superarlos.
Postergación
La postergación es el hábito que consiste en atrasar o posponer algo que debería llevarse a cabo inmediatamente. Todo el mundo posterga algo en algún momento. Pero cuando la gente posterga, corre el riesgo de poner en peligro sus proyectos y sus reputaciones.
Además, la postergación añade estrés. El hecho de posponer las tareas no hará que desaparezcan; estas tareas pendientes siguen estando muy presentes en la mente de la gente. La presión del último momento para terminar las tareas de prioridad alta crea caos y aumenta las posibilidades de cometer errores.
Debido a que la gente posterga por diferentes motivos, se necesitan diferentes estrategias para resolver el problema:
Controlar la postergación en otros
Controlar su propia tendencia a postergar es una cosa. Sin embargo, ayudar a la gente con la que trabaja y de la que depende para que evite postergar puede resultar más difícil.
Para trabajar con personas que posponen las tareas, debe:
- Fijar plazos formales.
- Recordar a los demás la importancia del proyecto.
- Comprobar regularmente con ellos su progreso.
- Proporcionar actualizaciones regulares acerca del progreso del proyecto de manera que puedan evaluar si llevan retraso.
- Manifestar apreciación con cada paso tomado
Sobresaturación de agenda
Muchos gerentes asumen más compromisos y responsabilidades de las que pueden gestionar. Acaban trabajando por las noches y durante los fines de semana para cumplir sus plazos. En algunos casos, la gente siente que, hagan lo que hagan, nunca se pondrán al día.
Para evitar saturar la agenda:
- Conozca sus responsabilidades y metas clave. Evite hacer actividades que no se alineen con estos objetivos.
- Ayude a otros a mejorar su desempeño. Si los demás no están haciendo su trabajo o su desempeño es inferior al que espera, ofrezca apoyo para que mejoren su desempeño en vez de encargarse de sus tareas.
- No suponga que todo tiene que estar hecho. Concentre su energía en las tareas que realmente importan.
- Aprenda a rechazar tareas. Explique sus actividades actuales, remarque cómo una tarea no relacionada puede poner en riesgo sus metas, y ofrezca una alternativa razonable.
No pierda su tiempo en reuniones
Correo electrónico y papeleo no gestionados
La mayoría de los gerentes están bombardeados por correos electrónicos. Consultar y contestar a los correos electrónicos puede consumir gran parte de su tiempo.
Para evitar perder un tiempo valioso con el correo electrónico, considere:
- Verificar su correo electrónico en el tiempo asignado. Desactivar la alerta de llegada de correos nuevos para evitar la tentación de consultar los mensajes cuando los recibe.
- Pida a quienes no tienen una relación laboral con usted que usen la dirección de correo electrónico personal. Parece que es más eficiente utilizar una sola dirección de correo para todos los correos electrónicos, pero esto aumenta las probabilidades de distraerse.
- Clasifique sus mensajes. Mueva sus mensajes urgentes a la carpeta llamada "Urgente". Trátelos en el tiempo asignado. Mueva otros mensajes a la carpeta "Más tarde" y respóndalos después de haber terminado las actividades de alta prioridad que tiene en su agenda.
- Solicite a la gente que dé el máximo de información en el asunto de sus correos. Esto le ayudará a decidir si debe eliminar, actuar inmediatamente el mensaje o tratarlo más tarde.
- Informe a las personas del tipo de información que quiere –y el que no quiere– recibir por correo electrónico. Si un asunto requiere más de uno o dos intercambios de correos electrónicos, probablemente sea mejor tratarlo por teléfono o en persona.
El papeleo puede dificultar una buena gestión del tiempo. Cuando alguien tiene que buscar en pilas y carpetas de documentos para encontrar aquellos que necesita, está perdiendo un tiempo muy valioso.
Para gestionar el papeleo de manera eficiente:
- Si un comunicado en papel no requiere una respuesta suya, lo puede suprimir o archivar.
- Si un comunicado en papel requiere una respuesta suya, lo puede responder inmediatamente y suprimir o archivar.
- Si está demasiado ocupado para responder inmediatamente, mueva el documento a la carpeta "Más tarde". Asegúrese de organizar los elementos por orden de prioridad.
No se comporte como los perros de Pavlov
De la misma forma que Ivan Pavlov utilizaba una campanilla para hacerles salivar a cuenta de la comida, los correos, mensajes de texto entrantes y tuits nuevos hacen que mucha gente pare lo que está haciendo para contestar. Este comportamiento interrumpe su proceso de reflexión/concentración y su trabajo, y por consiguiente, le resta eficacia.
Para romper con el hábito de consultar los mensajes inmediatamente, modifique los parámetros para que su dispositivo verifique los correos entrantes en un intervalo específico de tiempo; por ejemplo, cada 90 minutos.
Gestionar su atención *
Para los gerentes de hoy en día, es muy difícil centrarse en el entorno laboral actual: conexión 24 horas al día, flujo continuo de información y demandas competitivas. Es probable que esté en un estado constante de distracción mientras intenta hacer malabarismos con varias tareas. Para ser productivo, necesita poder centrar y mantener su atención en una sola cosa durante un largo periodo de tiempo.
Resistir a las distracciones
Afortunadamente, puede desarrollar y reforzar su habilidad para controlar su atención. Empiece simplemente por discernir las cuatro fases de distracción por las que pasa cada vez que intenta concentrarse:
- Elija algo en lo que centrarse, como un elemento de acción de su lista de cosas por hacer.
- En algún momento, se distrae. Esto es algo que no puede evitar, independientemente de la importancia de la tarea o de su grado de implicación.
- Se da cuenta de que se ha distraído.
- En ese momento, puede elegir volver al estado de concentración original o hacer otra cosa.
Repita el proceso en las áreas similares o diferentes de concentración. Al principio, es probable que note cómo sus pensamientos pasan por estas cuatro fases. Con el tiempo, se dará cuenta de que el patrón cambia, y tenderá a permanecer más tiempo en el estado de concentración original (fase 1). Se dará cuenta rápidamente de que se necesita agilidad y no capacidad innata para reforzar su habilidad de centrar su atención.
Evite las tareas múltiples
La gente alardea de lo buena que es combinando varias tareas a la vez. Piensa que consigue ser más productiva trabajando en varias tareas a la vez, pero los estudios demuestran que, en realidad, no es así. Cuando la gente que combina varias tareas a la vez, la productividad se reduce hasta en un 40%. * Esto se debe a que, en vez de llevar dos tareas o más simultáneamente, cambia rápidamente de una tarea a otra. El cambio interrumpe la concentración, lo que en última instancia provoca pérdidas del tiempo.
Para resistir la tentación de combinar varias tareas a la vez:
- Preste toda su atención a cada tarea. Concéntrese en una sola tarea hasta que esté terminada. Después, pase conscientemente a la tarea siguiente en su lista.
- Trabaje en una sucesión ordenada. Si está frente a dos tareas importantes, decida en cuál de ellas necesita centrarse primero. Cuando haya terminado dicha tarea, puede dedicarse a la segunda.
- Mantenga su escritorio ordenado. Quite los elementos relacionados con las tareas en las que no está trabajado en este momento. Esto le permitirá permanecer concentrado en las tareas que tiene entre manos en vez de estar pensando en otra tarea. Por ejemplo, guarde la carpeta de un nuevo cliente en un cajón hasta que pueda prestarle toda su atención.
Limite las interrupciones
Muchas compañías tienen una cultura que se basa en la comunicación abierta y el trabajo en equipo. En este tipo de lugares de trabajo, se espera que los gerentes estén disponibles en todo momento para sus empleados y colegas. Esos entornos pueden ser más atractivos, aunque también son propensos a las interrupciones constantes.
Para evitar que le desconcentren de su tarea por interrupciones:
- Evalúe la situación. Determine si una visita inesperada tiene un problema que se puede resolver en el momento o si puede esperar.
- Programe la conversación. Si es posible, programe otro momento para quedar con la persona. Por ejemplo, diga: "Pienso que le puedo ayudar pero, ahora mismo, estoy en medio de algo. ¿Podemos vernos para resolver esto después del almuerzo?"
- Dirija al visitante a otra persona competente. Puede decir: "No me puedo liberar ahora mismo pero pregúntele a Carlos si le puede ayudar. Infórmeme de su resolución".
- Utilice recordatorios. Antes de dejar su trabajo, haga una nota en la que indique dónde lo ha dejado para poder retomar la tarea después de la interrupción.
- Establezca un "horario de consulta" regular. Si la gente le suele consultar con frecuencia, establezca en qué momentos está disponible para contestar a las preguntas o ayudar a resolver problemas (por ejemplo, cada tarde de 15:00 a 16:00).
Gestionar su energía *
Como gerente, su trabajo es, probablemente, exigente. El tiempo es un recurso limitado pero afortunadamente su energía personal es renovable. Cree rituales sencillos para ayudarle a reforzar y fortalecer su resistencia en cuatro áreas: física, mental, emocional y espiritual.
Para fortalecer su resistencia en cada una de esas áreas:
Equilibrar el tiempo laboral con el personal.
Si su vida laboral invade su vida personal, no está solo. Los trabajos exigentes e interesantes consumen tiempo y energía. Con los dispositivos de comunicación móviles, es más fácil responder a los mensajes profesionales fuera del horario de trabajo. Muchos gerentes sienten que tienen poco tiempo para quedar con sus amigos y familias, cumplir con los compromisos para la comunidad y explorar intereses personales.
Para que haya un equilibrio entre sus metas profesionales y personales, siga un proceso similar al que utiliza para gestionar su tiempo en el trabajo.
- Clarifique sus metas personales. ¿Quiere aprender a tocar el violín? ¿Aprender cocina italiana? Identifique las metas más satisfactorias para usted y hágalas una prioridad.
- Identifique las tareas que debe terminar. Si su objetivo es ser experto en cocina italiana, busque y apúntese a una clase. Si su objetivo es asistir a tres partidos de fútbol de su hijo, determine lo que necesita hacer para salir pronto de la oficina esos días.
- Programe sus tareas y metas. Añada su clase de cocina italiana en su agenda para que no pueda programar nada en esa franja horaria. Si no tiene el espacio suficiente en su calendario, lleve un registro de su tiempo personal. Analice su registro para ver si está desperdiciando mucho tiempo en actividades que no apoyan sus metas personales más prioritarias.
Desarrollo de hábitos nuevos
Solo reconocer que tiene dificultades con la gestión de su tiempo no es una solución. Para resolver el problema, necesitará desarrollar nuevos hábitos. Desarrollará estos hábitos con la práctica repetitiva de uno o varios hábitos eficaces.
Empiece por cambiar una cosa. Por ejemplo, puede asegurarse de dedicar 15 minutos al final del día de trabajo para organizar su escritorio. O puede programar dos horas al final de la semana para realizar las tareas que no ha tenido tiempo de tratar durante la semana. Al comprometerse a este tipo de acciones, empieza a desarrollar nuevas rutinas y hábitos.
Si el cambio no parece funcionar, siga intentando cosas nuevas hasta que encuentre algo que funcione. Cuando consigue proceder al cambio, reconoce su éxito y se decide por cambiar otra cosa. Se trata de un proceso lento (pero gratificante) que requiere persistencia y paciencia.
EJEMPLO
Para mejorar la gestión de su tiempo, Sabrina decidió responder a sus correos electrónicos cada día después del almuerzo. Pero nunca sabía con certeza el tiempo que iba a necesitar porque el número de correos variaba. Al final, Sabrina decidió programar 15 minutos a media mañana y otros 15 minutos al final de la tarde para responder a sus correos electrónicos. Respondería a los correos más importantes primero y trataría luego los de menos importancia si era necesario.
Crear rituales
La clave para proceder a un cambio duradero es convertir su nuevo hábito en un ritual: algo que hace automáticamente a una hora específica. Con el tiempo, estos hábitos requerirán cada vez menos energía y reflexión. Por ejemplo, cepillarse los dientes antes de irse a dormir es un ritual. Es probable que no piensa en ello; lo hace. Ejemplos de buenos rituales de gestión del tiempo:
- Terminar una tarea a primera hora de la mañana
- Apagar su móvil antes de ir a una reunión
- Elegir las escaleras en vez del ascensor
Decida el hábito que desea cambiar, cree un ritual que apoye el nuevo hábito y asegúrese de seguirlo. Con el tiempo, el hábito será automático.
Haga uso de la planificación "Si X, entonces Y"
A veces, le puede resultar difícil cambiar su comportamiento. Un forma de hace que sus acciones sean más predecibles es a través que la planificación "Si X, entonces Y".
En la planificación "Si X, entonces Y", decide con antelación cuándo y dónde procederá a acciones específicas para lograr su meta. Planifica que si algo específico sucede, entonces realizará una acción predeterminada. Por ejemplo, "Si son las 16:00, entonces devolverá las llamadas".
Al desencadenar un nuevo hábito de esta forma, puede aumentar sus probabilidades de éxito en un 300% aproximadamente. * Debido a que ya ha decidido lo que necesita hacer con precisión en esta situación, puede ejecutar el plan sin tener que pensar en ello.
EJEMPLO
Ejemplos de planificación "Si X, entonces Y"
- Si me encuentro con colegas en la zona de la máquina de café, entonces conversaré durante cinco minutos con ellos y volveré a mi trabajo.
- Si es viernes, entonces terminaré mi informe de gastos antes de que finalice el día.
- Si no he devuelto las llamadas importantes antes de mi reunión de la mañana, entonces será mi primera prioridad cuando vuelva.
Incorporar recompensas
A veces, puede necesitar una motivación adicional para terminar los elementos de su lista de cosas pendientes. Esto es particularmente cierto para los trabajos "tediosos", como el registro de las horas facturables, o los que son emocional y mentalmente agotadores, como el trato con clientes enojados o la redacción de complejos informes. En estos casos, puede que desee crear incentivos adicionales para encargarse de las tareas que tiene.
Para crear un sistema de recompensas:
- Para los proyectos complejos, incorpore una recompensa cuando haya alcanzado un hito determinado. Por ejemplo, si está trabajando sobre un informe largo o si está calculando un presupuesto para un proyecto grande, permítase tomar un café después de terminar las tres primeras secciones.
- Para las tareas pequeñas, incorpore recompensas cuando haya terminado varias de ellas. Por ejemplo, después de cada seis correos electrónicos respondidos, haga una pequeña pausa.
Debido a que cada persona es diferente, haga una lista de los incentivos que le motivan. Es posible que disfrute leyendo la última revista especializada, mientras que a otro le motiva la posibilidad de un paseo de 10 minutos. Se dará cuenta de que su sistema de recompensas funciona cuando su lista de cosas por hacer ha dejado de contener tareas que lleva semanas evitando llevar a cabo.
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