Defina su propósito
Los mejores equipos invierten muchísimo tiempo y esfuerzo en explorar, configurar y acordar un propósito que les pertenece colectiva e individualmente.
EJEMPLO
Su organización ha anunciado recientemente una nueva iniciativa estratégica para mejorar la privacidad del cliente. Usted dirige un equipo de servicio al cliente, y se reúne con su equipo para analizar las formas en que pueden apoyar la estrategia global. Usted decide que el equipo se concentrará en un propósito específico durante el año entrante: reestructurar todo el proceso de servicio al cliente.
Traduzca el propósito en metas
Defina las metas del equipo pensando en las metas SMART (inteligentes)
Los mejores equipos traducen su propósito común en metas de desempeño específicas. Por ejemplo:
EJEMPLO
"A través de una reestructuración exitosa del proceso de servicio al cliente, lograremos estas metas hacia finales de año:
- El 95% de las llamadas de los clientes serán atendidas por un solo representante de servicio,
- y el 80% de todas las llamadas se resolverán en tres minutos o menos".
Consejos para definir las metas del equipo
- Asegúrese de que las metas del equipo sean SMART: específicas, medibles, orientadas a la acción y con un término concreto. Por ejemplo:
EJEMPLO
"Reducir los errores en el procesamiento de pedidos del 25% al 10% hacia finales de año".
- Explique de qué manera cada meta del equipo apoya una meta de la organización. Por ejemplo:
EJEMPLO
"Reducir los errores de procesamiento del 25% al 10% para finales de año ayudará a nuestra empresa a lograr su objetivo de brindar un servicio al cliente de alta calidad".
- Establezca hitos provisionales para cada meta. Por ejemplo:
EJEMPLO
"Reducir los errores de procesamiento de pedidos del 25% al 20% para el final del primer trimestre; reducir los errores del 20% al 15% para el final del segundo trimestre; y reducir los errores del 15% al 10% para el final del cuarto trimestre".
Identifique las habilidades necesarias
Observe las tareas que afrontará su equipo, así como también los propósitos y las metas del equipo. Pregúntese qué habilidades son necesarias para desempeñar una tarea y cumplir el propósito y las metas.
Los ejemplos de habilidades incluyen:
- Técnicas: experiencia en áreas específicas, tales como investigación de mercado, finanzas y programación de software
- Resolución de problemas: capacidad de analizar situaciones difíciles y desarrollar soluciones que otros pueden no ver
- Interpersonales: capacidad de trabajar eficazmente con otros
- Organizacionales: entender el panorama político y logístico de la empresa; capacidad de formar redes de contactos en toda la organización
- Comunicación: capacidad de intercambiar información y de escuchar en forma eficaz y eficiente a los demás
Reclute las habilidades correctas
El corazón de todo equipo son sus miembros. Entonces necesita unir a la gente correcta con las habilidades correctas.
Un equipo puede reunir a sus miembros en una diversidad de modos. El patrocinador o el líder de un equipo puede seleccionar a miembros e invitarlos a participar. Las personas que se sientan muy comprometidas o interesadas en el trabajo pueden dar un paso adelante y ofrecerse como miembros. O personas con un interés en el proyecto pueden nombrar a individuos que posean las habilidades correctas y en quienes confíen.
Busque las motivaciones correctas
Para determinar si una persona será un buen complemento para su equipo, tenga en cuenta sus motivaciones para participar. Los buenos miembros de los equipos tienen una motivación: ayudar al equipo a alcanzar sus metas.
Los miembros del equipo con pocas motivaciones podrían perjudicar el desempeño del equipo.
EJEMPLO
Suponga que está armando un equipo cuya misión es reestructurar el proceso de cumplimiento de pedidos de su organización. Sally, quien está a cargo de documentar los pedidos, se ofrece como voluntaria del equipo porque cree que su estatus en la organización sufrirá si el equipo replantea ese proceso. Su motivación es la autoprotección, no el éxito del equipo. Así que probablemente añadirá poco valor al equipo.
Reclute a quienes jueguen en equipo
Los miembros de un equipo efectivo priorizan al equipo, en lugar de intentar sobresalir individualmente. Las personas que juegan en equipo:
- Generan ideas creativas. Aquellos que juegan en equipo trabajan para entender más sobre los conocimientos especializados y la capacidad de sus compañeros de equipo. De esa forma, pueden combinar sus perspectivas y generar ideas creativas.
- Comparten lo que saben. Los jugadores de equipo tienen mucho para ofrecer: información, experiencia y conocimientos especializados. Cuanto más compartan estos ofrecimientos, más valor ayudarán a generar a su equipo. Pueden compartir lo que saben enseñando; por ejemplo, ofreciendo un tutorial sobre el uso de una aplicación compartida. También pueden compartir lo que saben aportando información relevante; por ejemplo, difundiendo lo que han aprendido sobre clientes y proveedores.
- Buscan con los compañeros de equipo soluciones beneficiosas. Los jugadores de equipo usan la comunicación constructiva para buscar concesiones a las cuestiones en formas que satisfagan los intereses propios y los de otros miembros.
- Se sienten comprometidos y entusiasmados. Antes de aceptar una invitación a formar parte de un equipo o a liderarlo, aquellos que juegan en equipo consideran cautelosamente su nivel de compromiso. Saben que pueden ser jugadores de equipo efectivos solamente si se comprometen plenamente con las metas del equipo. También tienen en cuenta su nivel de entusiasmo. Cuando se sienten entusiasmados con la iniciativa, pueden brindarle toda su atención y energía.
- Son confiables. Se puede confiar en que los buenos jugadores de equipo harán su parte del trabajo, la harán bien y la tendrán lista puntualmente. Hacen lo que dicen que harán. Y se puede contar con ellos, incluso cuando las cosas se complican.
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