Evaluar los métodos de toma de decisiones
Los equipos suelen tomar mejores decisiones que los individuos. Cuando se reúnen personas de diferentes perspectivas para elegir una línea de acción, aportan una amplia gama de conocimientos que pueden mejorar los resultados. Sin embargo, para aprovechar al máximo la sabiduría colectiva de un equipo, tiene que adoptar un proceso disciplinado de toma de decisiones.
Determine si los métodos actuales de toma de decisiones de su equipo están funcionando. ¿Se están tomando decisiones acertadas? Evalúe si su equipo sigue los procesos y normas acordados para tomar decisiones. Si no es así, haga hincapié en los métodos de toma de decisiones que acordaron seguir y ayúdeles a volver al buen camino.
Los procesos de toma de decisiones que incluyen estas cinco características han mejorado las oportunidades de alcanzar el éxito: *
- Alternativas múltiples. En general, las decisiones exitosas son el resultado de revisar muchas soluciones alternativas. Asegúrese de que su equipo tiene en cuenta múltiples alternativas antes de tomar una decisión. Este método de "punto-contrapunto" es útil para garantizar que, al menos, se consideran dos alternativas. Recuerde: una elección de "sí/no" implica una sola alternativa.
- Debate abierto. Con el fin de generar alternativas creativas, es necesario facilitar el debate abierto y constructivo. El debate debe estar relacionado con las tareas, en lugar de ser emocional o personal. El silencio o los conflictos reprimidos son señales de que el debate no es lo suficientemente sólido.
- Suposiciones puestas a prueba. Es poco probable que su equipo disponga de información completa en el momento en el que se debe tomar la decisión. El grupo tendrá que hacer suposiciones a medida que avanza. Asegúrese de que los miembros reconocen cuándo dependen de los hechos y cuándo están formulando supuestos. Pueden optar por utilizar supuestos no comprobados en su proceso de toma de decisiones, pero deberían reconsiderar la viabilidad de estos supuestos a lo largo de todo el proceso.
- Objetivos bien definidos. El equipo debería revisar continuamente los objetivos durante el proceso de toma de decisiones para asegurarse de que la conversación se mantiene centrada. Si las condiciones cambian, el equipo debería refinar sus objetivos o incluso su definición del problema para cumplir las nuevas condiciones.
- Equidad percibida. La implicación en todo el proceso es esencial para el éxito de una decisión. Los miembros del equipo deben sentir que sus ideas se tienen en cuenta durante el proceso a fin de sentirse dueños de la decisión final. Si los miembros del equipo han dejado de participar en las conversaciones o lo hacen de mala gana, puede que no estén satisfechos con el proceso.
Analice si el equipo está utilizando el mejor método para la decisión en cuestión. Determine si el método de toma de decisiones que su equipo selecciona es adecuado para los tipos de decisiones que necesita tomar.
Conozca las consecuencias de los procesos de toma de decisiones improductivos como, por ejemplo, la pérdida de tiempo y las malas elecciones y decisiones que los miembros del equipo no apoyarán. Los costos adicionales son erosión de la moral, energía malgastada y el desvío de la atención del equipo de sus objetivos.
EJEMPLO
José dirige un equipo de diseño en una empresa de ropa deportiva. Los miembros del equipo deben elegir a un proveedor textil para una nueva línea de ropa de deporte. En el pasado, han tomado este tipo de decisión por consenso pero, en este caso, el proceso de licitar el trabajo requiere más tiempo del previsto, y los miembros del equipo encuentran dificultades para adaptar la revisión de la propuesta en sus apretados horarios. En su reunión semanal, acuerdan que, como líder, José debería tomar la decisión según los criterios establecidos al inicio del proceso.
Sea flexible. A veces el método de toma de decisiones que un equipo selecciona inicialmente ya no apoya el trabajo del equipo y debe cambiarse.
Facilite el proceso
En ocasiones, los equipos de alto desempeño pueden quedarse estancados en el proceso de toma de decisiones. Puede que la gente se mantenga rígidamente en sus posiciones, siga valorando alternativas o caiga en comportamientos que evitan que se tome la decisión.
Si su equipo se queda estancado, su trabajo es facilitar un proceso eficaz. Pruebe las siguientes técnicas para ayudar a su equipo a tomar una decisión:
- Divida las grandes decisiones en decisiones más pequeñas. Si su equipo se queda estancado al intentar llegar a un acuerdo sobre una gran decisión, divida la decisión en partes más pequeñas para que sea más fácil ponerse de acuerdo. Imagine que el equipo está tratando de seleccionar uno de tres diseños de productos. Centre la atención de los miembros en aspectos más pequeños de la decisión. Por ejemplo, pregunte lo siguiente: "¿Cuáles son las características más importantes que el nuevo producto debe tener?". Si los miembros están de acuerdo con la respuesta a esa pregunta, llegarán más fácilmente a un acuerdo en la selección del diseño del producto.
- Saque a la gente de su zona de confort. * Pida a los miembros del equipo que investiguen y argumenten a favor de un punto de vista que no apoyan necesariamente. O pida a la gente que represente roles funcionales o directivos; por ejemplo, haga que un empleado que trabaja de cara al público asuma la perspectiva de un Director General.
- Pregunte qué necesita el equipo para poder lograr acuerdos. Si su equipo está bloqueado, es posible que no sus necesidades, conscientes o inconscientes, no se vean satisfechas. Pida que cada miembro identifique lo que sería necesario para que acordaran una vía hacia delante. Cuando estas necesidades sean patentes, les resultará más fácil abordarlas como grupo. Puede que incluso descubra que la gente está más cerca de llegar a un acuerdo de lo que pensaba.
EJEMPLO
El equipo de Stephanie se queda estancado intentando llegar a un acuerdo sobre el alcance del trabajo de un consultor. Para hacer avanzar el proceso, le pregunta a su equipo: "¿Qué tiene que ocurrir para que se pongan de acuerdo?". Un miembro responde: "Necesitamos comprender en qué manera va a afectar este compromiso a nuestro presupuesto" y "Necesitamos saber que podemos confiar en la persona que elijamos". Stephanie se da cuenta de que, para llegar a un acuerdo, el equipo necesita apoyo y obtener más información sobre los honorarios, las referencias y los proyectos anteriores del consultor.
Lleve el proceso a su conclusión
Su trabajo como líder de equipo es ayudar a su equipo a llevar el proceso de toma de decisiones a una conclusión en el momento adecuado. Al terminar las deliberaciones, protéjase contra dos riesgos comunes: tomar una decisión demasiado pronto o hacerlo demasiado tarde:
Lleve el proceso a su conclusión
Tomar una decisión demasiado pronto. * De vez en cuando, el deseo de las personas de que las vean como jugadores de equipo pesa más que su disposición a involucrarse en debates meditados. Como consecuencia, el grupo acepta la primera idea que se ofrece sin generar alternativas ni debatir su mérito relativo.
Para evitar tomar decisiones prematuras:
- Preste atención al lenguaje corporal. Sea consciente del lenguaje corporal que sugiere descontento (por ejemplo, ceño fruncido, brazos cruzados, suspiros audibles, alejarse de la mesa). Para mantener la participación activa de los miembros del equipo, considere la opción de hacer un descanso. Hable individualmente con los miembros que parecen estar más molestos y anímeles a expresarse. Recuérdeles que se valora su aportación para tomar la mejor decisión. Reúna de nuevo al grupo e inténtelo de nuevo.
- Designe a un "abogado del diablo". Designar a un miembro del equipo que desempeñe el papel de "abogado del diablo". Encargue a esta persona que desafíe las suposiciones y conclusiones de la mayoría. Debería ofrecer información contraria e ideas discrepantes.
Evite tomar una decisión demasiado tarde. * A veces, los equipos se quedan atascados: las personas con opiniones conflictivas se niegan a ceder y las conversaciones continúan eternamente. En otras ocasiones, los miembros del equipo se esfuerzan por ser imparciales y escuchar cada punto de vista y resolver todas las preguntas antes de llegar a una conclusión. Los equipos reproducen las mismas alternativas, objeciones y solicitudes para obtener información adicional.
Para evitar la falta de conclusiones:
- Ayude a su equipo a que se sienta cómodo con la ambigüedad. Anime a los miembros a tomar decisiones oportunas en ausencia de datos completos o respuestas a cada pregunta. Si su equipo no puede tomar una decisión, puede que tenga que poner fin al debate, agradecer a todos por su valiosa información y tomar la iniciativa.
- Cree una cultura basada en la confianza. Algunos equipos no son capaces de tomar decisiones porque los miembros no se sienten cómodos diciendo lo que verdaderamente piensan. Cuando entabla conversaciones con franqueza y honestidad, marca las pautas para que su equipo también lo haga.
No comments:
Post a Comment