Gestion del Tiempo 1

¿Qué es la gestión del tiempo?

Correo electrónico. Correo de voz. Reuniones. Papeleo. Peticiones importantes por parte de varias personas a la vez. Subordinados que continuamente le piden ayuda o le traen sus problemas. ¿Cómo puede ser un gerente disponible y responsable y al mismo tiempo llevar a cabo sus objetivos de prioridad alta?

La mejor solución consiste en desarrollar destrezas de gestión del tiempo. La gestión del tiempo es el proceso que consiste en planificar el tiempo que va a dedicar a cada actividad y en determinar cuándo la terminará. Cuando gestiona deliberadamente su tiempo, puede llevar de manera eficaz varias peticiones a la vez. Elige las opciones que le ayudan a lograr sus metas profesionales y personales sin llegar a estar abrumado o estresado.

 La gestión del tiempo es algo más que decidir que va a dedicar 30 minutos haciendo una tarea y una hora haciendo otra. Para gestionar su tiempo de manera eficiente, debe:

1. Aclarar sus metas.  Identifique sus prioridades para que pueda utilizar su tiempo de la mejor manera posible para llevarlas a cabo.
2. Evaluar cómo utiliza su tiempo.  Controle su tiempo y busque formas de mejorar cómo lo gestiona.
3. Idear un plan.  Cree agendas y lista de cosas por hacer que le permitan planear cómo va a gestionar su tiempo.
4. Implementar su plan.  Utilice estrategias para protegerse de las distracciones que pueden impedirle ejecutar su plan.
5. Mejorar su plan.  Evalúe su progreso de sus metas y ajuste su enfoque en caso de que sea necesario.

Proceso de gestión del tiempo

Beneficios de una gestión eficaz del tiempo

Con las prisas de las demandas diarias, es posible que nunca lleve a cabo todo lo que quiere, pero gracias a la gestión del tiempo, usted toma decisiones explícitas sobre lo que va a lograr y lo que no. Priorice sus actividades y centre intencionalmente su energía en las cosas más importantes.

Usar su tiempo de manera eficaz genera importantes beneficios para usted y su organización:

• Beneficios organizacionales
  Beneficios personales
• • Céntrese en los objetivos organizacionales Usted dedica atención y energía a las actividades más importantes para su organización.
  • Menor gestión de crisis. En lugar de apurarse para ponerse al día con sus tareas, utilice su tiempo para lograr lo que se había fijado.
  • Modelar comportamientos deseados. Usted es un ejemplo es su organización.
  • Productividad y desempeño más altos. La realización del trabajo a tiempo y de alta calidad añade valor a la organización.
  • Ventajas competitivas. Una organización cuyos líderes usan su tiempo de forma eficaz lleva ventaja sobre sus rivales.
  • Reducción del estrés. Evite las tensiones que acompañan intentar asumir demandas contradictorias o sentir que no ha terminado lo que necesitaba terminar.
  • Control. Gracias a una planificación meticulosa, usted adquiere una sensación de control sobre lo que hace y cuándo lo hace.
  • Sensación de logro. Se siente bien cuando termina las tareas y las lleva bien a cabo porque no las hizo con prisa.
  • Equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Su vida profesional no transgrede su vida personal. Tiene más tiempo para hacer las cosas que disfruta

  
  

Utilice sus objetivos como guía 

Las personas que mejor gestionan su tiempo son aquellas que saben cómo quieren dedicar su tiempo y que tienen un conjunto claro de prioridades.

Cuando se centra en sus objetivos de trabajo más importantes:

• Se asegura de que usted y su equipo van en la misma dirección
• Dedica menos energía y tiempo a tareas no críticas
• Refuerza la motivación y la satisfacción en el trabajo

Dado que una gestión eficiente del tiempo proviene del conocimiento de sus objetivos, necesita empezar por mejorar sus destrezas de gestión del tiempo.

Haga una lista de sus objetivos

Establezca la lista de sus objetivos de trabajo actuales. Si no está seguro de saberlo, trabaje con su gerente para desarrollarlos y tenerlos claros. Para orientar eficazmente sus acciones, los objetivos tienen que ser SMART (inteligentes), es decir:

• Específicos. Los objetivos tendrían que definir claramente lo que va a lograr.
• Medibles. Debe poder medir el progreso hacia sus objetivos.
• Orientados a la acción. Sus objetivos identifican conductas o procesos concretos.
• Realistas. Se pueden lograr objetivos dadas las restricciones existentes, tales como el tiempo y los recursos.
• En un término concreto. Cada objetivo debe tener un plazo de cumplimiento.

Tipos de metas

Cuando esté haciendo la lista de sus objetivos, se dará cuenta de que entran en tres categorías:

• Tipo de meta
  Definición
  Ejemplo
• Metas de la unidad
  Qué hará su grupo, como conjunto, para aportar valor a la organización.
  "Para contribuir a una mayor eficiencia, cada miembro del departamento recibirá una capacitación sobre el nuevo software a lo largo del trimestre".
• Metas individuales
  Cuál será su contribución para alcanzar las metas de su unidad
  "Actualizaré todas las políticas departamentales y las revisaré con mi equipo dentro de un mes".
• Metas de desarrollo personal
  Qué debe lograr para crecer y sentirse satisfecho, dentro y fuera del lugar de trabajo.
  "Aprenderé el español básico para poder comunicarme mejor con mis colegas y clientes en nuestra oficina de Sudamérica".

Los tres tipos de metas son igual de importantes y determinan cómo utiliza su tiempo.

Metas a largo plazo frente a metas a corto plazo

Puede notar también que sus metas son diferentes en cuanto al plazo para llevarlas a cabo. Las metas a corto plazo son alcanzables dentro de uno o dos meses. Las metas a largo plazo pueden llevar varios meses o incluso años. Su objetivo individual de actualizar las políticas departamentales sería una meta a corto plazo. Aprender otro idioma sería una meta a largo plazo.

A menudo, las metas a corto plazo son trampolines para alcanzar sus objetivos a largo plazo. Por ejemplo, para lograr su meta a largo plazo de hablar otro idioma, tendrá algunas metas a corto plazo asociadas. Estas metas a corto plazo pueden incluir asistir a clases prácticas en grupo en su centro comunitario.

demás grupos involucrados.

Priorizar las metas

Una vez que haya generado una lista de metas, redúzcala a aquellas que aportan valor a usted y a su organización. Comience por hacerse preguntas que le ayuden a distinguir entre metas de alta y baja prioridad. Por ejemplo:

• ¿Qué metas son las más valoradas por su organización?
• ¿Qué metas tendrán el mayor impacto sobre el desempeño y la rentabilidad?
• ¿Qué metas posicionan mejor a su equipo para el éxito futuro?

Luego, revise su lista de metas y clasifíquelas como prioridad de nivel "A", "B" o "C".

• Prioridad A: Metas de alto valor e importancia primordial.
• Prioridad B: Metas de mediano valor e importancia secundaria.
• Prioridad C: Metas que tienen cierto valor pero no tanta importancia en este momento.

De momento, aparte las metas de nivel C Luego, revise nuevamente sus metas de prioridad B. Reasígnelas como prioridad A o prioridad C según si merecen su tiempo o no. Las metas que ahora están en su lista de Prioridad A son sus metas de la más alta prioridad.

Luego revise sus metas de prioridad A y clasifíquelas según su importancia. Una tentación común es lidiar con metas a corto plazo en primer lugar. No permita que las metas a corto plazo tomen precedencia automáticamente sobre aquellas a largo plazo.

Finalmente, escriba su lista final de prioridad A, clasificada según su importancia.